DGV-Mitgliederbestandsmeldung

Hier lesen Sie, wie Sie die jährliche Mitglieder-Bestandserhebung zum Stichtag 30.09. erstellen - wie Sie die Anzahl der Mitglieder Ihres Clubs ermitteln, an das DGV-Intranet übertragen und zusätzlich ab 2023 neu per Mail an den Deutschen Golf Verband e.V. senden.

Achten Sie auf eine aktuelle PC CADDIE Version (mindestens Version vom 19.9.23), damit Ihnen die neuen Anpassungen für 2023 zur Verfügung stehen.
Updates laden Sie über „System - PC CADDIE aktualisieren“ oder über das „i“ mit dem grünen Hintergrund (rechts oben in Ihrem PC CADDIE)!

Um Unstimmigkeiten der gemeldeten Mitgliederzahlen vorab zu vermeiden, ist es nützlich, einige Zeit vor, oder spätestens am 29.09. nochmals aktuell alle Mitglieder neu an das INTRANET zu übertragen, und dann möglichst pünktlich am 30.09. des Jahres die Mitgliederzahlen laut Anleitung an das Intranet zu senden. Mit dieser zeitnahen Bearbeitung vermeiden Sie Rückfragen. Und die Ermittlung der Mitgliederzahlen am 30.09. dauert nicht lange:

Bitte rufen Sie den Menüpunkt unter Kontakte/Drucken/Statistik auf, und wählen Sie die Option Mitgliederbestandsmeldung.

Folgendes Fenster öffnet sich:

1. Hier geben Sie das aktuelle Jahr ein (ist normalerweise schon passend als Vorschlag).
2. Standardmäßig ist als auszuwertende Personengruppe „Alle Mitglieder“ eingestellt.
3. Der Lizenznehmer wird vollautomatisch ausgefüllt.
   Prüfen Sie den Namen des Lizenznehmers.
4. Tragen Sie nun noch den Namen derjenigen Person ein, die das Dokument unterschreibt.
5. Entfernen Sie den Haken, solange Sie die Mitgliederzahlen prüfen und die Übertragung der Daten an den DGV noch nicht starten wollen.
   Die endgültigen Mitgliederzahlen werden via Intranet übertragen, wenn der Haken für die Datenübertragung gesetzt ist.

Betätigen Sie für den Probedruck den Button Drucken (F8).

Bei den Zahlen für „Beitragspflichtige Mitglieder“ sind die Jugendlichen unter 21 von der Gesamtzahl abgezogen.
Der DGV stellt den Clubs für alle beitragspflichtigen Mitglieder eine Rechnung, zur Kontrolle dient die Mitgliederanzahl die zum Stichtag 30.09. des jeweiligen Jahres ans INTRANET übertragen wurde.
Mitglieder, die ein Eintrittsdatum ab dem 1.10. haben, aber vor dem 30.09. bereits angelegt wurden, werden vom DGV ebenso mitgezählt.
Seit 2022 wird hier auch das Geschlecht „divers“ ausgewertet und an den DGV übertragen, „diverse“ stehen auf der linken Seite der Spalte „Summe“ zur Info mit: D:1 (dann gibt es in dieser Altersgruppe 1 Person „divers“).
Rückwirkend geänderte Mitglieder werden ebenfalls aufgelistet und vom DGV berechnet.

Es werden Ihnen Mitglieder angezeigt, die nicht ans DGV Intranet übertragen sind. Bitte prüfen Sie diese.
Eine Firma kann Mitglied sein, ist aber keine Person, also ok!
Golffremde Mitgleidschaften, z.B. Tennismitglieder, werden auch nicht ans DGV Intranet übertragen, also ok!
Wenn Golfmitglieder hier gelistet sein, die ans DGV Intranet übertragen werden sollten, so drücken Sie auf „Abbruch“ und prüfen zuerst deren Einstellungen.
Wenn alles ok ist, machen Sie weiter mit „OK“

Es ist erforderlich, ein Mail an den DGV zu senden mit dem automatisch von PC CADDIE erstellten PDF. Damit können Sie sich als Vertreter des Clubs sicher sein, dass nur derjenige Übertrag beim DGV verwendet wird, welchen sie auch kontrolliert und versandt haben.

so gehen Sie vor - starten Sie den Druck auf dem Bildschirm mit dem gesetzten Haken:

Direkt mit dem Bildschirmdruck öffnet sich auch der Windows Explorer und speichert Ihnen automatisch das PDF für den DGV.
Die PDF hat einen vom DGV festgelegten Namen der nicht geändert werden darf.
Der Name besteht aus Clubnummer_MBE_Jahreszahl_Transaktionskennung
Dem DGV wird durch den festgelegten Namen die Zuordnung der Mitgliederbestandserhebung zu Ihrem Club (DGV Nummer) erleichtert.
(Es werden automatisch alle von Ihnen erzeugten Transaktionsnummern hier gespeichert. Die zuletzt erstellte PDF ist angehakt.)
Kopieren Sie sich hier direkt die PDF, um den Anhang manuell in Ihr Mail einzufügen.

Sobald Sie die Vorschau geschlossen haben, finden Sie die Transaktionskennung automatisch gefüllt und Sie können entweder mit Ihrem lizensierten PC CADDIE Mailmodul mailen, oder auch der Reihe nach die Mailadresse des DGV sowie den Betreff für das E-Mail einfach kopieren und ebenso wie den PDF Anhang in Ihr Mailprogramm in eine neues Mail einfügen:

• E-Mail: an diese Mailadresse (MBE@dgv.golf.de) senden Sie die Mitgliederbestandserhebung als PDF
• Betreff: dies ist der automatische Name des PDF mit der zuletzt erstellten Transaktionskennung
• Mit Klick auf „Zwischenablage“ können Sie der Reihe nach sowohl die Mailadresse als auch den Betreff direkt kopieren und in Ihr Mail-programm einfügen.
• Oder wählen Sie „E-Mail erzeugen“ wenn bei Ihnen automatisches Mailen installiert ist.

Jedenfalls sollten Sie die PDF zu guter letzt mit folgender Mail-Adresse und passendem Betreff an den DGV senden:

Schreiben Sie dann einen kurzen Text per Mail an den DGV, dieser ist nicht „festgelegt“
Vergleichen Sie nochmals die Transaktionskennung des Betreffs mit der Kennung im PDF Namen und senden Sie dan die Mail an den DGV.

Sie können die Statistik beliebig oft drucken. Es werden jedes Mal die Daten übertragen und mit einer Transaktions-Kennung versehen. Beim DGV werden ausschließlich die Daten verwendet, die Sie autorisiert per Mail gesendet haben. Zur Identifizierung dient die Transaktionskennung, die neben dem Datum Erstellt unten im Informationsblock der letzten gedruckten Statistik steht.

TIPP Die Statistik wird bei jedem Druck jeweils neu auf dem tagesaktuellen Stand der Datenbanken berechnet, daher empfiehlt es sich, die an den DGV gesendete Auswertung möglichst SOFORT am 30.09. des Jahres zu drucken und als PDF über den Button im Bildschirm-Druck zu sichern (bzw ist auch das erstellte PDF automatisch gespeichert). Insbesondere nachträgliche Änderungen von Eintritts- und Austrittsdaten, oder das komplette Entfernen der Mitgliederstati haben Auswirkungen auf eine spätere Berechnung und führen dann zu vermeidbaren Rückfragen von seiten des Verbandes!

MBE Statistik 2023 - Kurzanleitung