Réservation de chambres

Les réservations de chambres peuvent généralement être effectuées sous forme de réservations avec des catégories de chambres ou avec l'attribution immédiate d'un numéro de chambre. Les deux sont possibles indépendamment l'un de l'autre, et peuvent être combinés.

Si vous saisissez des réservations avec des catégories de chambres (sans attribution de numéros de chambre), le traitement de nuit se charge automatiquement de l'attribution du numéro de chambre.

En double-cliquant sur une chambre déterminée le jour souhaité ou en cliquant sur le bouton Nouvelle réservation dans les divers dialogues de l'hôtel, le masque de réservation s'ouvre :

1. choisir les dates d'arrivée et de départ correspondantes.
2. indiquer le nombre de nuitées (1 nuitée par défaut).
3. saisir le nombre de chambres en conséquence (1 chambre par défaut).
4. pour les réservations de référence (par ex. via des entreprises), intégrer l'enregistrement de l'entreprise.
5. champ de texte libre pour des informations individuelles.
6. la catégorie est affichée par défaut, en cas de modification, sélectionner en conséquence ou/et
7. sélectionner le numéro de chambre (il n'est pas absolument nécessaire d'attribuer immédiatement un numéro de chambre - voir paragraphe ci-dessous)
8. sélectionner l'hôte ou en créer un nouveau (s'il n'existe pas déjà).
9. sélectionner l'article (si vous voulez créer de nouveaux articles, veuillez lire Article)
10. pour une réservation de chambre double, soit saisir le deuxième nom, soit cliquer sur le bouton 2 cliquer sur le bouton.
11. avec OK confirmer et terminer la réservation.

La réservation de chambre pourrait par exemple se présenter comme suit :

Chambre pour Heike Richter, 2 nuits 15.09. au 17.09.2021

1. La nuitée de Heike Richter est prise en charge par la société PC CADDIE AG (champ de référence).
2. La mention de la prise en charge de la facture figure à titre d'information dans le champ de texte libre.
3. La catégorie de chambre choisie est la chambre double.
4. Un numéro de chambre avec E01 est également déjà attribué (la réservation peut aussi rester uniquement comme réservation de catégorie de chambre. L'attribution d'un numéro de chambre est possible, mais pas obligatoire).
5. Le nom de l'hôte est saisi.
6. il manque l'article……

Ajouter l'article pour cette écriture en le saisissant dans le champ Article principal ou en utilisant le bouton de liste sur le côté droit. Si le client a réservé la demi-pension et/ou le greenfee, veuillez saisir les crochets correspondants (ou les modifications de prix).

La réservation de chambre pour une chambre individuelle avec demi-pension pour 2 nuits est terminée et se présente comme suit :

Si, par exemple, la demi-pension n'est réservée que pour la première nuit, l'article Menu 3 plats pour la deuxième nuit peut être supprimé.

La réservation de chambre pour une chambre double peut se présenter ainsi :

Si le nom du deuxième invité n'est pas disponible, il suffit de cliquer sur 2pour marquer la double occupation.

Dans le Timetable, la réservation se présente comme suit :

Par le biais du i on reconnaît les informations supplémentaires (saisies dans le champ de texte libre).

Pour une éventuelle réservation de groupe, il faut par exemple 11 chambres (10 chambres doubles et 1 suite). A l'aide du bouton + les chambres sont sélectionnées :

En cliquant sur Chambre on pourrait, si nécessaire, attribuer immédiatement les numéros de chambre.

1. les noms des différents hôtes peuvent maintenant être attribués aux chambres, en marquant à gauche le numéro de chambre correspondant et en cliquant à droite sur….
2. les noms sont inscrits.

La réservation de groupe est terminée…..

Cependant, les articles manquent encore…..

1. En cliquant sur le bouton Article et
2. après avoir sélectionné le bon article de nuitée et OK …., la fenêtre suivante s'ouvre :

A l'aide de la coche Tous dans la même zone cet article est repris pour toutes les chambres listées ici. Ou - si tu le souhaites - ne cocher que pour les chambres concernées.

La réservation de groupe est terminée : tous les noms, tous les numéros de chambre, tous les articles sont attribués :

Une réservation de chambre est par défaut une réservation confirmée. Si vous souhaitez faire de cette réservation une réservation provisoire, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton confirmé sur le côté gauche. N'oubliez pas que les réservations provisoires doivent toujours être traitées manuellement. Elles ne sont pas supprimées automatiquement après la date d'expiration et leur statut n'est pas automatiquement modifié en „confirmé“ :

Cette fenêtre s'ouvre :

Veuillez sélectionner la catégorie „provisoire, valable jusqu'au“ et remplir le champ de date.

Il est ensuite demandé si l'on souhaite donner le statut provisoire à cette SEULE chambre ou à TOUTE la réservation :

1. seule CETTE réservation de chambre est provisoire
2. TOUTES les chambres de la réservation sont provisoires

Dans la fenêtre Réservations d'hôtel vous reconnaissez la réservation provisoire à l'icône.

Vous pouvez également à tout moment, à l'aide du bouton Provisoirement afficher uniquement ces écritures.

Une réservation de chambre est par défaut une réservation confirmée. Si votre hôtel est complet, la nouvelle réservation est automatiquement placée sur liste d'attente.

N'oubliez pas que les réservations sur liste d'attente doivent toujours être traitées manuellement. Elles ne sont pas supprimées automatiquement après la date d'expiration et leur statut n'est pas automatiquement modifié en statut „confirmé“ :

Lorsque vous modifiez manuellement le bouton „confirmé“, cette fenêtre s'ouvre :

Veuillez sélectionner la catégorie „Liste d'attente;depuis“ et remplir le champ de date.

Il est ensuite demandé si l'on souhaite donner le statut de liste d'attente à cette SEULE chambre ou à TOUTE la réservation :

1. seule CETTE réservation de chambre est provisoire
2. TOUTES les chambres de la réservation sont provisoires

Dans la fenêtre Réservations d'hôtel vous reconnaissez la réservation sur liste d'attente à l'icône.

Vous pouvez également à tout moment, à l'aide du bouton Liste d'attente afficher uniquement ces inscriptions.

Dans l'aperçu des disponibilités, la réservation est également mentionnée dans la ligne Liste d'attente.

Tout d'abord, vous effectuez une réservation normale pour la période souhaitée :

par exemple : une chambre double pour 2 personnes pendant 3 nuits :

Si par exemple Mme Petra Member ne passe plus la dernière nuit dans cette chambre, cliquez sur Annuler et supprimez la dernière nuit :

Dès que vous cliquez sur OK le bouton Arrivée/départ individuel des hôtes de la chambre. et le nom de l'invité - dans notre exemple Petra Member - ne s'affiche plus qu'en gris.. :

Maintenant, une autre personne souhaite passer cette nuit (du 25 au 26.09.21) dans la chambre E04. Ici, il faut d'abord cliquer sur le bouton Arrivée/départ individuel des hôtes de la chambre. doit être désactivé :

Ensuite, vous pouvez saisir le nom de l'invité, dans notre exemple Stefanie Stökle, comme 3e nom dans le masque de réservation, afin d'activer les suppressions en conséquence via le bouton d'annulation :

Stefanie Stökle est maintenant reconnaissable en tant que 3ème hôte pour les deux premières nuits - elle n'arrive en effet que la dernière nuit :

Dans l'hôtellerie, il est courant de réserver uniquement des catégories de chambres et d'attribuer les numéros de chambre le jour de l'arrivée des clients (ou la veille). Cette manipulation est également possible dans PC CADDIE.

L'aperçu des disponibilités permet de consulter à tout moment la situation actuelle des chambres. Combien de chambres de quelle catégorie sont réservées ou encore disponibles. Voir aussi le paragraphe Aperçu des disponibilités.

Dans la fenêtre Réservations d'hôtel (Timetable - Réservations d'hôtel), les réservations sans attribution de chambre sont très facilement visibles.

Elles sont marquées en bleu et le numéro de chambre à droite manque.

Le cycle de nuit veille à ce que chaque nuit (avant l'arrivée du client) les chambres soient automatiquement attribuées.

Il est bien sûr possible d'attribuer la chambre manuellement à tout moment. Il est également possible de mélanger à tout moment des réservations avec des numéros de chambre fixes (pour les habitués par exemple) et aussi des réservations par catégorie.

Les réservations de chambres supprimées peuvent être affichées dans la fenêtre Réservations d'hôtel à l'aide du filtre, mais elles ne peuvent plus être réactivées.