Dans PC CADDIE, il est possible de gérer les postes ouverts des écritures de caisse dans un domaine comptable spécifique (domaine OP). Cela a le grand avantage de vous permettre de garder en permanence une vue d'ensemble des montants en suspens et de les gérer de manière très simple et efficace. Si vous souhaitez utiliser notre service, veuillez contacter le support PC CADDIE pour l'installation du domaine OP.
Cette fonction vous permet de laisser des écritures ouvertes dans les comptes (écritures de postes ouverts). Le paiement peut être effectué ultérieurement. Si, lors du paiement, vous cliquez sur ce bouton Enregistrer sur facture dans le compte la fenêtre suivante s'affiche :
Avec OK la réservation est terminée.
Si vous sélectionnez ce client plus tard dans la caisse, le solde ouvert s'affiche en rouge en haut à droite ou un avoir en vert.
Si vous souhaitez permettre le „paiement sur facture“ uniquement aux clients disposant d'une autorisation de prélèvement, n'hésitez pas à prendre contact avec notre service d'assistance pour l'installation.
Si vous ne souhaitez bloquer le débit du compte que pour certains clients, inscrivez l'information supplémentaire „NOOP“ dans le masque des personnes. „NOOP“ (sans guillemets).
Si vous souhaitez générer une facture à partir de ce montant en suspens, cela est possible via le domaine OP (veuillez lire à ce sujet le chapitre Modifier les comptes).
Le paiement de la facture ouverte peut se faire soit en espèces/carte de crédit, soit par virement bancaire. La procédure pour ces méthodes de paiement est différente. Veuillez lire les chapitres suivants.
Vous pouvez également saisir un identifiant de référence lors de la réservation.
Dans la zone PO, l'article doit être complété par la commande <REF> compléter :
Sur la facture, cela ressemble à ceci :
Au total, vous disposez de 30 caractères ; ce qui peut ne pas être suffisant si le nom de l'article et le numéro de réservation sont longs. Dans ce cas, vous pouvez également utiliser une autre commande : <NOR> (numéro ou référence)
Le numéro d'écriture sera alors imprimé, sauf s'il y a une référence, auquel cas celle-ci sera imprimée.
Pour cela, appelez d'abord le client dans la caisse. Le paiement d'un montant ouvert se fait par le bouton Compte est effectué.
La facture en suspens a été payée par la personne concernée par virement et vous souhaitez maintenant enregistrer ce paiement dans PC CADDIE. Si la caisse est encore ouverte, veuillez la fermer. Sélectionnez le domaine de compte correspondant dans lequel la facture est ouverte (par ex. OP) et ouvrez le compte de ventes via Chiffres d'affaires et Traiter les comptes.
Vous trouverez ici le montant dû sous forme de facture blanche comptabilisée.
Veuillez cliquer sur Payer
La fenêtre suivante s'ouvre :
Après avoir cliqué sur Enregistrer la fenêtre suivante s'ouvre Sélectionnez le numéro de facture. Si vous avez créé une facture, elle est automatiquement reconnue et affichée en bleu. Le paiement est attribué à cette facture. Si vous ne sélectionnez pas de facture (donc en bleu) et que vous crédiez le montant sur le compte, toutes les factures ouvertes seront créditées au prorata du montant. Vous pouvez le voir grâce au cercle rouge à droite.
Avec OK vous terminez la comptabilisation. Le paiement est comptabilisé dans le compte de chiffre d'affaires et marqué d'une coche verte :
Si vous ne sélectionnez pas de facture, vous verrez - comme mentionné ci-dessus - le cercle rouge :
Vous pouvez également enregistrer un virement directement dans la caisse, comme un paiement en espèces ou par carte de crédit.
Cela peut être particulièrement intéressant si vous utilisez l'exportation de la comptabilité. Vous pouvez ainsi faire en sorte
que cette écriture soit également exportée directement avec l'exportation de la zone de caisse.
C'est particulièrement pratique lorsqu'il n'y a pas d'autorisation de prélèvement dans le domaine opératoire.
(N'hésitez pas à discuter en détail de la procédure avec le support). Vous obtenez le montant total dans le bouclement journalier. Celui-ci est transmis à la comptabilité lors de l'exportation comptable.
Nous imaginons la situation dans laquelle vos clients paient des montants à l'avance, avant même d'avoir pris livraison de la marchandise, pour ainsi dire comme paiement anticipé. Ce montant doit être comptabilisé en tant qu'avoir dans le compte.
Pour ce faire, appelez le client dans la caisse. Le paiement d'un montant est enregistré en cliquant sur le bouton Débiter est effectué. PC CADDIE affiche le masque de paiement habituel :
Choisissez le type de paiement correspondant et saisissez le montant. Vous reconnaissez automatiquement le même montant sous „Remboursement“, ce qui est correct. Ensuite, confirmez avec OK :
Il est important ici que le montant soit enregistré comme crédit. Si le domaine PO est installé chez vous, cette écriture est immédiatement déplacée dans le domaine des postes ouverts.
Si vous appelez maintenant votre client dans la caisse, vous verrez son avoir de 100,- € écrit en vert.
Comme vous ne pouvez en principe annuler des écritures de caisse qu'avec des écritures de contrepartie correspondantes dans la caisse, cela concerne également les écritures du domaine opératoire.
L'écriture de caisse a déjà été passée il y a quelques jours (la clôture journalière a déjà été imprimée), le montant est ouvert dans le domaine opératoire et doit maintenant être contre-passé :
Voici notre exemple - Emma Mustermann a € 14,- ouverts, ce qui est affiché en haut à droite dans la fenêtre de caisse.
Vous avez maintenant besoin du numéro de facture de cette écriture. Pour ce faire, sélectionnez le client sur le côté gauche de la fenêtre de caisse et cliquez en bas sur Compte et Afficher le compte.
Le numéro de facture d'Emma Mustermann dans notre exemple est 35 :
De retour dans la fenêtre de caisse, appuyez sur le bouton Répéter et Archive
Dans la fenêtre Sélectionner une facture saisissez à nouveau le client et le numéro de facture.
et appuyez sur OK.
Ensuite, cliquez sur Réactiver la facture pour l'annuler et l'écriture se retrouve à nouveau dans la caisse.
Veuillez procéder à une annulation normale : Sélectionner l'article (dans notre exemple le Riesling), puis le bouton Annuler et annulez la réservation.
La dernière étape est la décomptabilisation à l'aide de Enregistrer sur facture dans le compte
Lors de la décomptabilisation, veuillez cliquer sur Enregistrer comme crédit .
Dès que vous appelez à nouveau le client dans la caisse, le solde ouvert en haut à droite est actualisé. N'hésitez pas à consulter à nouveau le compte pour vérifier :
Il est toujours possible de gérer les postes ouverts de plusieurs domaines de comptes de caisse dans un seul domaine opératoire. Nous imaginons par exemple des écritures de restaurant et des écritures Proshop dont les postes ouverts doivent être gérés ensemble dans le domaine PO. Dans ce cas, veuillez contacter le support PC CADDIE.
Cette variante est également possible et réalisable avec PC CADDIE. Un exemple dans lequel vous pourriez utiliser cette option serait un domaine de caisse de restaurant qui s'écoule dans deux domaines OP (par ex. GMBH et VERZEHR). Dans le domaine GMBH, on administre par exemple les factures des clients de l'hôtel et dans le domaine VERZEHR les postes ouverts des clients de la restauration.
Vous trouverez les paramètres sous Paramètres - Paramètres du programme - Types de paiement à la caisse.
L'ordre des deux sections doit être choisi judicieusement ; la section dont vous avez le plus souvent besoin se trouve en haut de la configuration.
Veuillez noter que les deux domaines que vous définissez ici doivent être des domaines de comptes de cotisations.
Dans l'écriture de caisse dans la restauration, ce paramètre a les effets suivants : Vous comptabilisez normalement une consommation ouverte dans le compte du client et pouvez ensuite sélectionner le domaine opératoire correspondant en cliquant sur le bouton OK sélectionner :
Le domaine des postes ouverts est surtout apprécié pour la restauration avec des forfaits de consommation. Mais aussi pour payer les factures annuelles via la caisse.
Pour que l'échange des domaines fonctionne parfaitement et de manière compréhensible, il faut :
Dans le domaine des comptes de caisse (CHIFFRES D'AFFAIRES, GASTRO, PROSHOP)
Dans chaque domaine de destinataire (OP, VERZ, CLUB, AG, GMBH, etc)
Paramètres / Paramètres du programme / Types de paiement caisse