Vom Erstellen bis zur Anzeige einer Email sind viele technische Dienste tätig, die zum einen den Versand sicherstellen, zum anderen den Empfänger vor SPAM und PISHING Emails schützen sollen. Dies kann zu unterschiedlichen Problemen führen, die in der Fehlersuche und Analyse oft nur im Ausschlußprinzip zu finden sind.

Fehlende Anhänge: Beim Serienversand von z.B. Rechnungen in Anhängen werden gelegentlich die Anhänge bei den Empfängern nicht angezeigt. Häufig bei Mobilen Endgeräten, aber auch bei Lokalen PCs. Zur Vereinfachung der zu Grunde liegenden Ursachen hier eine schematische Darstellung des technischen Ablaufs vom Versand bis zur Anzeige beim Empfänger:

1. der ABSENDER der Email/Rechnung: Mit der PC CADDIE Software werden Texte und Anhänge zusammengestellt (als Einzel-Email oder Serienemail) und mittels SENDEN an einen Mail-Server übergeben, dem POSTBOTEN.
KONTROLLE: Sobald in PC CADDIE unter „Personen–> Email“ in der Mailausgangsliste ein „grünen Haken“ an den Emails (inkl Anhang) zu sehen ist, hat PC CADDIE diese Aufgabe ordnungsgemäß erfüllt.

2. der POSTBOTE = Mail Server: Der Mailserver hat die Aufgabe, diese Mail an den BRIEFKASTEN/Empfänger-POSTFACH auszuliefern. Die Mailserver können bereits beim Versand Fehler produzieren und die Email nicht ausliefern.
HILFE: nutzen Sie die Einstellung in PC CADDIE, alle Sendungen in „BCC“ an eine eigene Adresse zu senden (z.B. emailkopie@gc-sonneschein.de). So kann leicht geprüft werden, ob der Mailserver die Emails aus PC CADDIE korrekt ausgeliefert hat.

3. der BRIEFKASTEN = Email-Postfach des Empfängers: alle über den Mailserver ausgelieferten Mails werden an die entsprechenden Postfächer der Empfänger versendet. Dieses Postfach „prüft“ jede Email automatisiert anhand spezifischer Einstellungen, ob die Email als SPAM codiert verschoben, gelöscht oder von Anhang befreit wird, BEVOR der Empfänger die Email erhält. Zudem kann das Postfach „voll“ sein, so dass eine Annahme der Email direkt verweigert wird. Von dieser Annahme-Verweigerung muss der ABSENDER nicht unbedingt Kenntnis erhalten, je nach Einstellung dessen Mailservers. Im Postfach des EMPFÄNGERS steht die Email - sofern nicht schon aussortiert - zum Download auf einem READER durch den EMPFÄNGER bereit. Der Download erfolgt meist durch mehrere Endgeräte parallel (mobiles Endgerät, PC), die Synchronisierung wird durch das Postfachkonto (IMAP) des EMPFÄNGERS sichergestellt.
HILFE: die Regeln der Postfächer sind vielfältig, einige Filter kann man bereits beim Versand verhindern: - ausschließlich Anhänge als PDF nutzen - Anhänge mit eindeutiger Bezeichnung ohne Sonderzeichen nutzen - Beim Serien-Versand die Einstellungen mit Pausenzeiten nutzen, damit kein „Massenversand“ erkannt wird

4. der READER = Emailprogramm: Die Software zur Anzeige von Emails ist vielfältig (OUTLOOK, THUNDERBIRD, iPhone MAIL) und hat eigene Filtermöglichkeiten für die (bereits im Postfach vorgefilterten) Emails. Besonders bei mobilen Geräten begrenzen sind die Voreinstellungen des READERS häufig die Größe der Email, in dem Anhänge ab einer bestimmte Größe nicht geladen werden.