Inhaltsverzeichnis

Ablauf Jahresrechnungen

Vorbereitung

Bitte prüfen Sie vor der eigentlichen Durchführung folgende Punke:

Jetzt kann mit dem neuen Jahr begonnen werden.

Zusätzliche Punkte bei Bearbeitung im "alten" Jahr

Wenn Sie noch im „alten“ Jahr die Rechnungen oder auch nur die Zuordnung der Artikel machen wollen, arbeiten Sie bitte auch diese Punkte ab. Wenn Sie die Artikelzuordnung erst im neuen Jahr machen, dürfen Sie hier gleich beim Punkt Durchführung weitermachen.

Durchführung

Kontrolle

Besonderheiten bei monatlichen Beiträgen und Ratenzahlungen

Überlegungen zur Einführung

Artikel und Zuordnung

Rechnungen erstellen

Optimale Abwicklung
In dem folgenden Bild-Beispiel wurden die Rechnungen pro Monat erstellt. Es würde reichen, diese auf dem Bildschirm zu erstellen/zu drucken (damit sie verbucht sind). Dem Kunden könnten Sie zu Jahresbeginn evtl. eine Übersicht senden: über die vereinbarten Abbuchungen (Vorausbeleg mit gesondertem Text).
Noch optimaler wäre, jedem Kunden seine monatliche Rechnungen per E-Mail zu senden.
Infos zur Nutzung dieses PC CADDIE-Moduls finden Sie → hier beim Online-Rechnungsversand
Der Vorteil der monatlichen Rechnungstellung ist die saubere und eindeutige Abwicklung von Rechnung und Bezahlung. Sehen Sie selbst:

Ungünstiges Beispiel
In dem hier folgenden Bild-Beispiel wurde eine Rechnung über alle 12 Raten erstellt. Aber der Lastschrift-Einzug soll monatlich erfolgen. Diese Art der Abwicklung führt immer zu vielen Fragen. Sehen Sie selbt im Konto: Wie ist es jetzt mit der Zahlung vom 2.4.19? Ist das die Bezahlung für den März? Und wurde die Lastschrift dafür eben erst am 2.4. gutgeschrieben? - Schwer zu sagen…
Gehen wir davon aus, dass dies so ist: Dann gibt es mit dem Einzug vom April vermutlich ein Problem. Denn dann wollen die SEPA-Datei nur für die Fälligkeiten im Datumsbereich vom 01.04.-30.04. erstellen. Aber PC CADDIE findet für diesen Zeitraum, im April, dann einerseits den Artikel mit 46.- Euro, andererseits aber auch eine Bezahlung von 46,- Euro (Anhand des Datums). Demzufolge wird für diese Person der im April fällige Betrag in der Lastschrift-Einzugsdatei fehlen, da „+46“ + „-46“ = „Null“ ergibt - also keine Schulden im Zeitraum April!!
Es gäbe natürlich auch die Möglichkeit, den → Buchungsfilter nach weiteren Merkmalen einzugrenzen. Doch das könnte, abhängig von der unterschiedlichen Pflege der Konten, wieder zu anderen Fragen führen. Wir empfehlen Ihnen daher: Machen Sie es sich einfach, und erstellen Sie die Rechnungen für jede Fälligkeit nach Monaten getrennt.

Stellen Sie sich vor: es gäbe auch noch Familienmitglieder, und während des Jahres tritt der Student der Familie aus, oder die Frau lässt sich scheiden. Sie müssten Gutschriften erstellen, die Familien trennen usw. … Mit monatlichen Rechnungen gäbe es viel weniger zu beachten.

Ein sehr komplexer Ablauf kann zudem zu einem zeitinsiven Supportaufwand führen, der nicht mit der Wartungsgebühr abgedeckt ist. In diesem Fall würden wir den zusätzlichen Aufwand mit Ihnen abschätzen und ein faires Serviceangebot unterbreiten. Für einen durchschnittlichen Rechnungslauf mit Prüflisten sind ca. 2-3 Stunden Servicezeit zu kalkulieren.→ Serviceleistungen: Überblick und Preise.

Besonderheiten in der Schweiz