Das Modul Buchhaltungsexport in PC CADDIE erleichtert der Buchhaltung das Arbeiten mit den Umsatzdaten. Mit Hilfe weniger Mausklicks können die Daten in das jeweilige Buchhaltungsprogramm integriert werden. Es sind zu Beginn einige Vorarbeiten notwendig, wobei es sich nur um einmalige Einstellungen handelt. Folgende Vorarbeiten sind zu bewältigen.
Bitte besprechen Sie diese beiden Punkte mit Ihrer Buchhaltung:

• Zum einen muss mit der Buchhaltung abgeklärt werden, welche Debitorennummern bisher verwendet wurden (eventuell ist im Bereich KASSE/UMSATZ auch ohne Debitorennummer gebucht worden). PC CADDIE kann die Mitgliedsnummern mit einer Formel als eindeutige Debitorennummern ausgeben. Daher ist es oft sinnvoll, mit der Einführung des Buchhaltungsexports mit neuen Debitorennummern anzufangen, auch um unnötige Folgearbeiten zu vermeiden, wie das manuelle Nachpflegen von Debitorennummern.
• Zum anderen müssen Sie die Fibu-Kontonummern in die Buchungsartikel einpflegen. Dazu können Sie Kostenstellen und Steuerschlüssel eingeben, soweit dies gewünscht ist.

PC CADDIE kann Ihre Buchhaltungsdaten in folgenden Export-Formaten ausgeben:

Melden Sie sich auch gern bei Fragen zum SAP Export.

Bitte beachten Sie | Ab 2018 können das Postversandformat und das bisherige Rechnungswesen-Format (ASCII) nicht mehr in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen verarbeitet werden. Beim Postversandformat handelt es sich um EV- und ED-Dateien oder DV- und DE-Dateien. (Nicht betroffen sind die aktuellen ASCII-Formate unter DATEV pro).
Stellen Sie bitte so frühzeitig wie möglich auf die neuen Datenformate um.

Für den Lexware-Export wählen Sie das Format „ASCII mit Tabulatoren“. Das ist eine „Text-Datei“. In Lexware heißt das dann beim Import-Pfad „ASCII / Text“. „ANSI mit Tabulatoren“ wäre auch möglich.

Der Buchhaltungsexport für das DATEV Format 5.0. erfolgt über eine csv-Datei.
Wenn Sie bereits mit DATEV arbeiten, und Ihr DATEV-Programm hat das entsprechende Update, brauchen Sie nur das Format bei der Ausgabe umzustellen und können wie gewohnt die Daten ausgeben.

Sobald Sie ausgeben, können Sie in folgendem Fenster entscheiden, ob Sie die sofortige Festschreibung an Ihre Buchhaltung liefern (diese wird als Festschreibungskennung 1 geliefert) oder ob Sie ohne sofortige Festschreibung exportieren wollen (diese wird mit der Festschreibungskennung 0 geliefert). Normalerweise wird der Haken nicht gesetzt, und die Buchhaltung entscheidet nach dem Import wann die Daten „festgeschrieben“ werden.

Neu wird mit der Übergabe von Debitoren auch der Name des Kontoinhabers übergeben, wenn dieser anders lautet als der Name des Debitors selbst.

Mit einer Sondereinstellung ist es möglich, das Belegfeld 2 mit dem Fälligkeitsdatum zu füllen, wenn die Buchungen zusätzlich auf das Rechnungsdatum ausgegeben werden. Melden Sie sich bei unserem Support, wenn Sie diese Funktion benötigen.
Diese Sondereinstellung ist auch nutzbar für das Belegdatum des Kassenbuchs!

Ausserdem gibt es eine zusätzliche Möglichkeit bei den Speziellen Einstellungen (nur mit Format DATEV 5.0.)
Der Haken Kassenbuch: direkt umbuchen sorgt dafür, dass Kassenbuchbelege immer einzeln exportiert werden (auch wenn Sie den Haken „Umsatzbuchungen pro Sachkonto und Debitor zusammenfassen“ gesetzt haben.
Die Kassenbuchbelege werden dabei direkt vom Fibukonto auf die Zahlart Bar gebucht (ohne den Umweg über den Sammeldebitor)
Die Funktion hat Vorrang vor „Umsatzbuchungen pro Sachkonto und Debitor zusammenfassen“, was sehr praktisch ist, da man die Kassenbuchbuchungen gerne einzeln pro Beleg exportiert.

Beachten Sie die neue Funktion für Prüflisten!

PC CADDIE kann in vielen Fällen mit einer Formel die Mitgliedsnummern als eindeutige Debitorennummern verwenden. Die Formel wird vom PC CADDIE Support für Sie eingerichtet. Es gibt dann weniger Folge-Pflegeaufwand für die Debitorennummern. Wenn es für Nicht-Mitglieder offene Posten zum Beispiel für den Kassenkontenbereich gibt, werden dafür zusätzliche Debitorennummern benötigt.
Die Debitoren können beim Export mit Adresse an das Buchhaltungsprogramm übergeben werden.

Wenn die Buchhaltung insgesamt einen eigenen Nummernkreis verwenden will, können diese Nummern in ein Info-Zusatzfeld eingegeben werden. Es ist hierbei zu bedenken, dass Debitorennummern dann in PC CADDIE immer manuell nachgepflegt werden müssen, nachdem z.B. für neue Mitglieder von der Buchhaltung manuell eine neue Nummer vergeben wurde.

Falls dieses Feld bei Ihnen nicht vorhanden ist, können Sie das Zusatzfeld nach dieser Anleitung einrichten: Zusatzfelder der Kontakte.

Es ist auch möglich, Fibukontonummern komplett für ganze Warengruppen einzugeben, wenn Sie über Umsätze - Beitragstypen/Artikel - Warengruppen bearbeiten/tauschen/löschen die Warengruppen bearbeiten:

Damit die entsprechenden Umsatzartikel auf die korrekte Fibu-Kontonummer gebucht werden, müssen diese Nummern in den Artikeln hinterlegt werden (wenn in der Warengruppe Nummern hinterlegt sind, brauchen Sie in den Artikeln nur noch Nummern zu hinterlegen, wenn diese anders sein sollen als in der Warengruppe). Wenn Sie auch die Zahlungen exportieren wollen, geben Sie auch in den Zahlarten die passenden Fibu-Nummern ein. Die Zahlarten finden Sie ebenso in der Artikelliste. In Beitrags-Kontenbereichen wie CLUB oder GMBH (o.ä.) findet man das Feld für die Fibu-Nummer hier:

In Kassen-Kontenbereichen wie z.B. UMSATZ oder KASSE (o.ä.) findet man das entsprechende Feld hier:

Kostenstellen und Steuerschlüssel können ebenfalls in das Feld der Fibu-Kontonummer eingetragen werden.

• 12. → Steuerschlüssel
• 3456 → Fibu-Kontonummer
• 789 → Kostenstelle

Wenn alle Vorarbeiten abgeschlossen sind, kann der eigentliche Buchhaltungsexport gestartet werden. Der Export wird getrennt pro Kontenbereich erstellt (z.B. CLUB, UMSATZ, GASTRO usw.) Unter Umsätze finden Sie den Programmpunkt Buchhaltungs-Export.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

• Verzeichnis
  Pfad für die Exportdatei.
• Umfang
  Im Normalfall benötigt man nur Debitoren mit Buchungen.
• Alle Mitglieder
  Einschränkung der Personengruppe, falls dies gewünscht und passend ist, z.B. würde man in einem Kassenkonto alle Gäste auf einen Sammeldebitor buchen, dann wäre „Alle Mitglieder“ hier passend.
• Geändert… bis 07.02.11
  Alle Änderungen der Debitoren bis zum aktuellen Datum sollen erfasst werden.
• Alle Debitoren als „neu“ ausgeben
  Hiermit werden die exportierten Debitoren als „NEU“ markiert.
• Debitoren mit Adresse ausgeben
  Falls dies gewünscht ist.
• Familien zusammenfassen
  Mit diesem Haken werden die Buchungen auf die Debitorennummer des Hauptansprechpartners gebucht, ohne Haken verbleibt die Buchung bei der Einzelperson
• Buchungen z.B. vom: 01.01.11 bis z.B. 31.12.11
  Bitte den entsprechenden Zeitraum wählen.
• Vermerkte Buchungen nochmals ausgeben
  PC CADDIE vermerkt die Buchungen in den Umsatzkonten durch einen gelben Stern. Falls man den Export wiederholen möchte, muss der Haken hier gesetzt werden.
• Nur verbuchte Buchungen ausgeben
  Buchungen, die noch in gelb in den Umsatzkonten stehen (noch keine Rechnung erstellt), werden nicht exportiert.
• Rechnungsnummer als Belegnummer
  Wenn dies gewünscht wird, bitte anhaken.
• Vermerken
  Durch diesen Haken wird im Konto der gelbe Stern gesetzt.
• Format
  Hier wird das Format bei der Einrichtung des Moduls für Ihr Buchhaltungsprogramm eingestellt.
• Datenträgernummer/Abrechnungsnummer
  Manchmal sind die Angaben nötig, damit Ihr Buchhaltungsprogramm die Datei einlesen kann, z.B. die Angabe des aktuellen Jahres. Bei der Abrechnungsnummer ist es wichtig, dass pro Jahr nicht mehr als 68 Nummern vergeben werden können, für das Jahr 2012 also Nummern von 000112-006812.

Auf der zweiten Seite der Einstellungen durch Anklicken des Buttons Weitere spezielle Einstellungen öffnet sich folgendes Fenster:

• Länge der Kontonummern
  Dies ist die Zeichenlänge der Fibunummern, bei Datev sind diese 4-stellig, normalerweise sind die Kontennummern immer 1 Stelle kürzer als die Debitorennummer.
• Spezielle Debitoren-Nummer
  Entsprechend der Entscheidung, welche Debitorennummer verwendet wird, erfolgt hier die Eingabe der Formel für die Debitorennummernausgabe. In dem oberen Beispiel ist es das 7. Feld in der Zusatzinfo.
• Personen, die nicht in den Debitorenfilter passen, auf dieses Sammeldebitoren-Konto buchen
  Dies ist sehr sinnvoll, besonders für Kassenkonten, damit Sie alle Gäste auf einen Debitor buchen können. Bitte stimmen Sie die Debitorennummer für das Sammelkonto mit der Buchhaltung ab. Auch in anderen Kontenbereichen ist die Angabe sinnvoll, damit keine Buchung „verloren gehen“ kann.
• Buchungen für Personen, die nicht in den Debitorenfilter passen, nicht exportieren:
  Dieser Haken wird normalerweise nicht gesetzt.
• Umsatzbuchungen pro Debitor und pro Artikel für die Periode zusammenfassen:
  Vor allem im Kassenkontenbereich UMSATZ oder KASSE ist dies sinnvoll. Wenn Sie z.B. alle Gäste auf 1 Sammelkonto buchen, können Sie hiermit auch noch die einzelnen Artikel in einer Summe zusammenfassen. Wenn Sie nur bestimmte Artikel zusammenfassen wollen (z.B. Ballkartenbuchungen) setzen Sie bitte vor die Fibunummer ein S. (für Summe), also in den Artikel in die Fibunummer z.B.: S.1234
• Buchungen auf das Rechnungsdatum setzen
  In diesem Fall wird anstatt des Datums des Artikels auf das Rechnungsdatum exportiert. Bitte bedenken Sie, dass der Haken ungünstig ist, wenn Sie die Rechnungen im „alten Jahr“ gedruckt haben.
• Buchungsausgabe auch anhand Rechnungsdatum filtern
  Wenn in der Rechnung auch Artikel enthalten sind, bei denen das Buchungsdatum ausserhalb des exportierten Buchungszeitraums liegt, werden diese Artikel ebenso exportiert.
• Datum abfragen, auf das mindestens datiert wird
  Wenn die Rechnungen im „alten Jahr“ gedruckt wurden, können Sie auch hiermit das Datum, auf das gebucht wird, steuern.
• Familien Umbuchungen mit übertragen
  Hiermit werden die Transferbuchungen von den Partnern/Kindern zum Hauptansprechpartner zusätzlich exportiert.
• Bei Familien zusammenfassen, Mitgliedsnummer im Buchungstext
  Die Mitgliedsnummer wird zusätzlich exportiert.
• Name im Buchungstext
  Der Name wird zusätzlich exportiert.
• Bei Umsatzbuchungen die Artikelnummer voranstellen
• Exportdateien archivieren
  Die Dateien werden automatisch archiviert. Sie werden vom ursprünglichen Exportpfad vollautomatisch von PC CADDIE in einen Unterordner verschoben, der den Namen des Kontenbereichs hat. Außerdem werden die Exportdateien mit Datum und Uhrzeit markiert.

Durch das Klicken auf den Button Ausgeben wird die Datei in den eingegebenen Pfad exportiert.

Füllen Sie folgendes Fenster gewissenhaft mit den Daten Ihres Steuerberaters aus:

Die Dateien (bei Datev sind es 3 Dateien, die zusammengehören) stehen dann zum Einlesen in das Buchhaltugsprogramm zur Verfügung.

Nachdem Sie im Format DATEV 5.0 exportiert haben, können Sie Prüflisten drucken:

Wählen Sie die Datei für die ausgegebenen Debitoren entsprechend Ihrem eingestellten Exportpfad aus.

… und drucken Sie:

• die Spalte „Gültig ab“ entspricht dem Eintrittsdatum der Person in PC CADDIE
• es werden noch viele weitere Felder ausgegeben, diese Prüfliste gibt Ihnen lediglich einen Überblick über die Debitorennummern (Konto) und welche Personen es sind.
• wenn Sie die Datei komplett ansehen möchten, öffnen Sie diese z.B. mit Excel oder Open Office

Wählen Sie erneut den Button Prüfen und drucken Sie dann die Datei der ausgegebenen Buchungen:

Falls es sich um das Datev-Format (neu KNE) handelt, können Sie die Dateien mit einem Self-Prüfprogramm ansehen. Hierzu ist ein Makro notwendig. Unter Einstellungen/Makros gibt man „datevtool“ (ohne Anführungszeichen) ein und bestätigt mit F12 oder durch Klicken auf den Button OK.

Es öffnet sich das Self-Prüfprogramm: Hier sucht man die entsprechende Datei, indem man auf „Datei - neue Prüfung“ klickt.

Wählen Sie den Exportpfad, der beim Buchhaltungsexport ausgewählt ist:

Wenn man eine der Dateien markiert hat, drückt man rechts unten Wählen. PC CADDIE exportiert zwei oder 3 Dateien: Die erste Datei beinhaltet die Stammdaten des Buchhalters, die zweite Datei sind die Debitoren (falls man Sie wieder neu mit ausgegeben hat ist diese Datei auch immer dabei), die 3. Datei enthält alle Buchungen.

Stellen Sie auf „Tabelle“ um, wie in diesem Fall, dann sind die Buchungen zu sehen. Der Umsatz ist z.B. in Cent angegeben, das Gegenkonto ist die Fibunummer, Sie sehen das Datum usw. Wenn Sie weiter nach rechts scrollen, können Sie auch die Artikeltexte lesen.

Eine weitere Kontrollmöglichkeit, ob auch alle Buchungen übertragen wurden, gibt es unter Umsätze/Umsatzstatistik unter der Lasche Filterung. Dort können exportierte und nicht exportierte Buchungen gewählt werden. Lesen Sie hier mehr zur Kontrollliste nach dem Datev-Export.

Das Übergeben der einzelnen Rechnungen als PDF ist im Buchhaltungsexport nicht möglich. Nutzen Sie dazu die Funktion:

Umsätze/Datenexport Betriebsprüfung

Prüfen Sie, ob in allen Artikeln Fibunummern eingegeben sind, nehmen Sie evtl. die Umsatzstatistik zu Hilfe um die Artikel zu finden (nicht exportierte Einträge). Ergänzen Sie die Fibunummern und exportieren Sie die fehlenden Buchungen neu.

Wenn die Datei leer ist und Sie alle Fibunummern in den Artikeln eingegeben haben, haben Sie evtl. den Buchungszeitraum schon mal testweise ausgegeben. Es könnte dann helfen, den Haken zu setzen bei „vermerkte Buchungen nochmals ausgeben“. Bedenken Sie dabei, dass mit diesem Haken alle Buchungen des angegebenen Buchungszeitraums nochmals ausgegeben werden.

• ARLI_ACCNO - Fibunummer auf Artikelliste Kassenkonten
• BEIT_PRNTNUM - Artikelliste mit Fibunummern Beitragskonten
• KASS_ABSFIBU - Fibunummern auf Tagesabschluss