In Österreich muss seit dem 01.04.2017 auch eine Belegsignierung stattfinden. Um Ihnen hier eine einfache und sichere Lösung bieten zu können, arbeitet PC CADDIE weiterhin mit Efsta zusammen.

Es gibt die Möglichkeiten, die Belegsignierung über eine lokal mit der Kasse bzw. dem Server verbundene SmartCard oder aber über den SignServer laufen zu lassen.

Bei der SmartCard ist der Nachteil, dass man eine Art USB Stick benötigt, welcher am Server oder an den jeweiligen Kassenstationen angesteckt wird. Beim SignServer ist keine zusätzliche Hardware nötig.

Folgende Pakete sind bei Efsta erhältlich. Wir empfehlen das „EFSTA SECURE - Server“ Paket. Mit diesem Paket ist eine Verbindung zum Signaturserver zur Belegsignierung möglich und ein zusätzlicher sicher sehr wichtiger Punkt ist, dass die Datenspeicherung für 10 Jahre (revisionssicher) gegeben ist. Optional bietet diese Paket folgende 2 Punkte: „- Belegarchivierung lt. § 132 Abs 2. BAO“ sowie die Möglichkeit für „- digitale Kassenbelege“.

Zusätzlich zu diesem Service von Efsta benötigen Sie natürlich noch die eigentliche Signatureinheit, die für Ihre Kassen letztlich die Belegsignaturen erzeugt. Dabei können Sie sich zwischen folgenden Produkten entscheiden. An diesem Punkt ist die Frage, ob Sie mit einer Hardware oder mit dem SignServer arbeiten möchten. Sollten Sie sich für eines der Remote Signing Produkte entscheiden, beachten Sie die Geschwindigkeit der Übertragung und ob Sie einen Support bei Notfällen zwischen 08-18 Uhr oder 24h/7Tage bevorzugen. Grundsätzlich werden die folgenden beiden Alternativen die normalen Bedürfnisse erfüllen:

Signatureinheit mit Smartcard zum Anstecken an die Kasse bzw. an den Server.
Für kleinere Installationen ist das gebenenfalls als preiswerte Lösung in Ordnung. Es muss lokal Hardware (diesen USB-Stick) installiert werden und die Smartcard muß immer eingesteckt sein und funktionieren. Dafür ist man vom Internet theoretisch unabhängig.

Registrierkassen-Bundle

Remote Signing über den PrimeSign-Server mit Antwortzeiten von 150ms und Support von 8 bis 18 Uhr. Für den normalen Golfanlagen-Betrieb sollte das das richtige Paket sein.

Für grössere Installationen raten wir zu diesem Paket. Bei Cloud-Lösungen kann nur dieses Paket verwendet werden. Sie müssen sich nicht weiter um die Hardware sorgen, alles läuft online. Bedenken müssen Sie bei vorübergehendem Internet-Unterbruch evenfalls keine haben - in diesem Falle vergibt das System weiterhin provisorische Signaturen mit dem Zusatz „Signatureinheit ausgefallen“. Das ist im Ausnahmefall durchaus zulässig und stellt das ununterbrochene Funktionieren Ihrer Kasse sicher. So müssen Sie sich keine Sorgen machen - aber grundsätzlich sollte bei Ihnen das Internet natürlich schon für diese Lösung zuverlässig und konstant funktionieren.

Remote Signing SaaS

Hinweis: Sämtliche Preisangaben sind informativ und zuzüglich der gesetztlichen Mwst. - wir informieren Sie hier über die Möglichkeiten und unterstützen Sie bei der Einrichtung, indem wir für Sie die Zertifikate nach Wunsch bestellen. Vertragspartner und Rechnungssteller für diese Leistungen sind die Efsta bzw. PrimeSign.

Um die Kasse via Efsta bei FinanzOnline zu registrieren, brauchen Sie von Ihrem Webservice Online Zugang die Teilnehmer ID / Benutzer ID und PIN. Beachten Sie, dass diese nicht länger als 12 Zeichen sein dürfen.

Als Teil der Steuerreform 2016 wurde das Registrierkassenpaket beschlossen, das einerseits aus der Registrierkassenpflicht und andererseits aus der Belegerstellungspflicht und der Belegannahmepflicht besteht. Seit dem 01.04.2017 muss zusätzlich noch eine Manipulationssicherheit für elektronische Aufzeichnungssysteme gegeben sein. Mit unserer PC CADDIE Schnittstelle zuefsta können Sie damit entspannt umgehen, denn diese bietet Ihnen die Rechtssicherheit gegenüber den EU-Finanzverwaltungen.

Beim PC CADDIE Kassensystem handelt es sich um ein Datenbank basiertes Kassensystem und entspricht daher nach Kassenrichtlinien dem Kassentyp 3.

1. Aufbau und Datenstruktur

Wesentliche Datenbanken:

GOLFKONT.DBF Sämtliche Buchungen – grundsätzlich sind hier alle Zahlen zu finden.

GOLFMITG.DBF Mitglieder- und Kundendaten – möglicherweise für die Einschränkung auf Kundenkreise von Bedeutung.

GOLFBEIT.DBF Beiträge und Artikel – möglicherweise für die Auswertung nach Artikeln von Bedeutung

Folgende Datenbanken könnten bei erweitertem Bedarf ergänzt werden, die Belege sind aber sämtlich bereits in der GOLFKONT.DBF enthalten:

PCC_KASS.DBF Kassendatenbank der aktuell offenen Kassenvorgänge von Tagesabschluss bis Tagesabschluss.

PCC_KAAR.DBF Archivdatenbank, in die beim Tagesabschluss die Kassenvorgänge aus der PCC_KASS.DBF kopiert werden.

PCC_EFSA.DBF Kassen-Datenerfassungsprotokoll – chronologisches Archiv der Buchungen

2. Buchungsablauf

Bei einem Kassenvorgang wird ein Artikel sofort in der PCC_KASS.DBF mit einem Datensatz eingetragen.

Die Kassenvorgänge werden chronologisch aufgezeichnet und dabei doppelt geführt: Einerseits in der Datenbank der Kassenvorgänge und mit Abschluss der Beleg-Buchung im Gesamt-Journal. Sämtlichen Vorgängen wird bei Verbuchung eine aufsteigende Belegnummer zugewiesen. Bei diesen Vorgängen werden Artikel-Details, Datum, Uhrzeit, die Bediener-Kennung und wenn vorhanden die Kassennummer aufgezeichnet.

In dem Moment des Bondrucks ist dieser Schritt nicht mehr undokumentiert zurückzunehmen. Jede Einzelposition kann dann nur noch durch eine Gegenbuchung mit negativer Anzahl ausgeglichen werden. Auch dabei werden Datum, Uhrzeit und Bediener-Kennung festgehalten.

Mit dem Abschluss des Kassenvorgangs durch einen Zahlvorgang (bzw. Verbuchung auf ein Verrechnungskonto (OP-Bereich)) werden sämtliche Belegbuchungen in die GOLFKONT.DBF übertragen und im Datenerfassungsprotokoll vermerkt.

D.h. es kann von der Struktur her kein Positions- oder Rechnungs-Storno geben, der nicht in der GOLFKONT.DBF letztlich nachvollziehbar ist.

Auf Datenbank-Ebene werden Datensätze nicht gelöscht oder umsortiert. Bei den Datenbanken werden neue Geschäftsvorfälle immer hinten angehängt, so dass die Chronologie stets nachvollziehbar bleibt.

In der GOLFKONT.DBF der Kasse wird von der Software niemals ein Datensatz gelöscht. Werden Belege storniert, werden allerdings die Belegpositionen des stornierten Belegs im Feld KONTTYP mit einem „D“ (=deleted) markiert. Die Belegpositionen werden innerhalb des Stornovorganges nochmals einzeln ggf. durch eine Gegenbuchung ausgeglichen.

Eine detaillierte Beschreibung der Kassenbedienung finden Sie hier:

• Empfangskasse/Greenfeekasse
• Proshop-Warenwirtschaft
• Gastronomie

3. Dokumentation / Journale / Belege

3.1 Tagesabschluss

Der Tagesabschluss enthält folgende Inhalte:

• Name des Unternehmens
• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Fortlaufende Tagesabschluss Nummer
• Gesamtumsatz
• Umsatz nach Steuersätzen
• Aufteilung der Erlöse nach Zahlungsart
• Umsätze nach Bediener
• Durchgeführte Stornos und Preisnachlässe

Erstellen des Tagesabschlusses

3.2 Externer Beleg

Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016
Grundsätzlich sind Unternehmer verpflichtet, ab 1.1.2016 über Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und diesen dem Käufer zu übergeben.

Der externe Beleg enthält folgende Inhalte:

• Name des Unternehmens
• Merkmal zur Kassenidentifizierung
• Datum und Uhrzeit der Belegerstellung
• Belegnummer
• Einzelprodukte und Preis
• Gesamtsumme
• Ab 1.1.2017 Signatur, die von einer an die Kasse angeschlossenen Signaturerstellungseinheit unter Einbindung des Beleginhaltes erstellt wird (EFSTA)

Der bar bezahlte Betrag ist nach Steuersätzen aufzugliedern.

Gern Unterstützen wir Sie bei der Einrichtung.

3.3 Belegausgangs-Liste mit den fortlaufenden Nummern und Beträgen der Verkaufsbelege (Rechnungsausgangs-Liste)

Erstellen der Belegausgangs-Liste

3.4 Umsatzstatistiken zur Auswertung der Buchungen nach Artikeln und Warengruppen, jeweils mit den Belegnummern kombinierbar

Erstellen der Umsatzstatistik

3.5 Auswertungen von Preisänderungen und Stornos

Erstellen der Liste der Preisänderungen

4. Datensicherung / Datenexport

Sämtliche Vorgänge werden in Datenbanken auf Datenträgern in der Kasse bzw. auf dem Server des Kunden gespeichert. Für die Datensicherung dieser Daten ist grundsätzlich der Kunden verantwortlich. Wir empfehlen eine Datensicherung durch unveränderbare Speicherung auf einem externen Datenträger sicherzustellen. Die gesicherten Daten müssen die selben Auswertungen liefern wie das laufende Kassensystem.

5. Schnittstelle

Wir bieten eine Schnittstelle zur efsta (European Fiscal Standards Association) an. Die efsta ist eine internationale unabhängige Organisation zur Förderung der Rechtssicherheit, der IT Sicherheit und der Betrugsprävention am europäischen Fiskalsektor durch Etablierung, Verbreitung und Weiterentwicklung des efsta-Standards zur Dokumentation von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsprozessen im Rahmen der nationalen und internationalen Richtlinien.

Desweiteren verfügt diese über ein Datenerfassungsprotokoll. Das Datenerfassungsprotokoll enthält folgende Inhalte:

• Alle Verkaufsvorgänge in chronologischer Reihenfolge
• Buchungsinfos mit Mehrwertsteuer, Artikeldetails, Kassennummer, Bediener-Kennung
• Datensätze werden mit einem Hashwert versehen, mit dem man auf Manipulation überprüfen kann. Der Schlüssel für diesen Hashwert ist dem Kassennutzer unbekannt. Er kann im Falle einer Prüfung dem Prüforgan übermittelt werden.

Hier erlangt der Kunde eine Absicherung gegen Verfälschung durch die Erstellung eines Hashwertes, sowie eine Absicherung gegen Datenverlust.

Details zur efsta Schnittstelle und zum Kassenprotokoll

Gehen Sie in PCC auf UMSÄTZE/KASSENPROTOKOLL und klicken Sie wie folgt weiter
1) EFSTA
2) EINSTELLUNGEN
3) BUTTON MIT LUPE

Nun öffnet sich das EFR (Schnittstelle zu Efsta)

Hier wählen Sie bitte den Reiter „Steuerung“ - dort befindet sich ein Fenster mit „Monatsbelege“.
1) Klickt man auf einen der Monatsbelege 2) wird rechts der passende QR-Code angezeigt.
3) Über Drucken können Sie diese Belege drucken.

Der letzte Monatsbeleg des Jahres ist auch der Jahresbeleg. Wenn Sie also im Dezember Ihren Monatsbeleg mit Signatur erstellen, haben Sie auch gleichzeitig den Jahresbeleg erstellt.

Um den Jahresbeleg auszulösen, muss eine Buchung in Ihrer Kasse im neuem Jahr vorgenommen werden.

Sollte Sie erst im Februar oder März Ihren Club öffnen und mit der Kasse im neuem Jahr starten empfehlen wir den Jahresbeleg bewusst zu erzeugen. Haben Sie bereits im Jänner Buchungen in der Kasse ist der folgende Schritt für Sie nicht nötig.

Am einfachsten buchen Sie in der Kasse auf „Laufkundschaft“ eine Nullbuchung. Bei Ihrer Installation wurde ein entsprechender Artikel angelegt: Wenn Sie in der Kasse unter Artikel ein „i“ eingeben und mit „Enter“ bestätigen, wird dieser geöffnet. Die so erzeugte Buchung wie gewohnt ausbuchen. Das EFR erkennt diese Buchung im neuem Jahr und erzeugt den Jahresbeleg und überträgt diesen direkt an Finanzonline.

Die Kassenrichtlinien des Bundesministeriums für Finanzen wurden mit 01.04.2017 eingeführt. Hierfür wurde bei allen Kunden die Schnittstelle zu Efsta „European Fiscal Standard Association“ hinterlegt mit der dazugehörigen Signatur-Einheit.

Die Signatur-Einheiten laufen nun mit März/April 2023 ab. Hierzu müssen neue Signatureinheiten bestellt werden.

Die neuen Zertifikate können über das efsta Portal bestellt werden sobald die Alten auslaufen. Es wurde jedem Kunden ein Zugang zum Efsta Portal freigeschalten und es konnte ein selbst gewähltes Passwort hinterlegt werden.

Bitte steigen Sie in das Serviceportal ein und sehen die Gültigkeit Ihres Signatureinheit wie folgt:

Sind Sie im Efsta Portal eingeloggt, können Sie Ihre Firma unter Unternehmen finden: Klicken Sie im Anschluss auf die 1/0 für ZERT/FIS-Einheit

Es erscheint nun folgendes Fenster:

Sie sehen hier nun wie lange Ihr Signaturzertifikat gültig ist.

Um dieses zu verlängern gehen Sie im Efsta Portal auf Bestellung: Wählen Sie ihr Unternehmen und führen Sie Ihre Bestellung durch:

Das Zertifikat steht ca. 15 min. nach Bestellung im efsta Portal zur Verfügung (–> Fiskaleinheiten). Beim Unternehmen sollte die „automatische Remote-Zertifikatszuweisung“ aktiviert werden, damit kein manuelles Eingreifen notwendig ist. Mit der 1. Transaktion weist sich das neue Zertifikat zu.

Um die „automatische Remote-Zertifikatszuweisung“ zu aktivieren gehen Sie bitte bei Ihrem Unternehmen ganz rechts auf die 3 Punkte:

Im nächsten Fenster auf den Reiter Bearbeiten und setzen den Haken bei die „automatische Cloud TSE- Zuordnung“

Aus derzeitiger Sicht werden 2023 auch die Zertifikate migriert welche nach 2023 ablaufen, da PrimeSign auf neue Produkte umgestellt hat. Hierüber werden Sie jedoch gesondert informiert.

Die RKSV Chipkarten können weiterhin normal verwendet werden. Hier ist kein Austausch notwendig.