Das PC CADDIE Hotelmanagement – basierend auf unserer zentralen Kunden- und Gästeverwaltung – ist genau das Richtige für Ihre kleinen, feinen Hotels, Herrenhäuser oder Pensionen. Von der Zimmerreservierung, zu CheckIn, CheckOut bis hin zu Zimmerrechnungen und Türschliess-Systemen - verfügen Sie mit PC CADDIE HOTEL über eine, ins bestehende Programm, voll integrierbare Softwarelösung. Auch online: können Ihre Gäste die Zimmer buchen, stornieren oder auf besondere Wellness-Angebote und Zusatzleistungen zugreifen.

Die Einrichtung des Hotel - Timetables übernimmt PC CADDIE für Sie.

Die Zeichen auf der linken Seite variieren- die Legende hierzu erhalten Sie über einen Doppelklick auf das Wort Legende

Über Doppelklick eines bestimmten Zimmers an dem gewünschten Tag oder dem Button Neue Buchung in der Bereichs-Übersicht öffnet sich die Buchungsmaske:

1. die Anzahl der Übernachtungen entsprechend eingeben (Standard ist 1 Übernachtung).
2. die Anzahl der Zimmer entsprechend eingeben (Standard ist 1 Zimmer).
3. bei Referenzbuchungen (z.B. über Firmen) den Datensatz der Firma integrieren.
4. freies Textfeld für individuelle Informationen.
5. Zimmerkategorie wählen oder/und
6. Zimmernummer wählen (es ist nicht unbedingt notwendig, sofort eine Zimmernummer zu vergeben - siehe Abschnitt unten)
7. den Gast auswählen bzw neu anlegen (falls nicht bereits vorhanden).
8. den Artikel auswählen (falls Sie Artikel neu anlegen möchten, so lesen Sie bitte Artikel)
9. bei einer Doppelzimmerbuchung entweder den zweiten Namen eingeben oder auf den Button 2 klicken.
10. mit OK bestätigen und beenden Sie die Buchung.

Die Zimmerbuchung könnte z.B. wie folgt aussehen:

Zimmer für Heike Richter, 2 Nächte 27.07. bis 29.07.2017

1. Die Übernachtung von Heike Richter wird übernommen von der Firma PC CADDIE AG (Referenzfeld).
2. Der Vermerk der Rechnungsübernahme steht als Information im freien Textfeld.
3. Als Zimmerkategorie wurde Einzelzimmer Standard gewählt
4. Auch eine Zimmernummer ist bereits vergeben (dies ist kein Muss).
5. Der Name des Gastes ist eingetragen.
6. es fehlt der Artikel……

Den Artikel für diese Buchung entsprechend auswählen über die Eingabe im Feld Hauptartikel oder über den Listenbutton auf der rechten Seite. Falls der Gast Halbpension und/oder Greenfee gebucht hat, bitte die entsprechenden Haken (oder Preisänderungen) eingeben.

Die Zimmerbuchung für ein Einzelzimmer mit Halbpension ist fertig und sieht wie folgt aus:

Die Zimmerbuchung für ein Doppelzimmer kann so aussehen:

Im Timetable sieht die Buchung wie folgt aus:

Wenn man die Buchung anklickt, erkennt man auch die zusätzlichen Informationen (eingegeben im freien Textfeld) in einem rechts aufpoppendem Fenster.

Für eine mögliche Gruppenbuchung werden z.B. 11 Zimmer (1 EZ und 10 DZ) benötigt:

Mit Hilfe des Klicks auf Zimmer könnte man bei Bedarf die Zimmernummern sofort vergeben.

1. die Namen der verschiedenen Gäste kann nun den Zimmern zugeordnet werden, indem links die jeweilige Zimmernummer markiert wird und rechts….
2. die Namen eingetragen werden.

Die Gruppenbuchung ist fertig…..

Jedoch fehlen die Artikel noch…..

1. Durch Klicken auf den Button Artikel und
2. nach Auswahl des korrekten Übernachtungsartikels und OK …. öffnet sich folgendes Fenster:

Mit Hilfe des Hakens Alle im gleichen Bereich wird dieser Artikel für alle hier aufgelisteten Zimmer übernommen. Oder nur für die gewünschten zimemr die entsprechenden Haken setzen.

Wenn man eine provisorische Buchung eingeben möchte, so ist dies mit dem Button auf der linken Seite einstellbar:

Es öffnet sich dieses Fenster:

Bitte die Kategorie „provisorisch, gültig bis“ auswählen und das Datumsfeld füllen.

Im Fenster Hotel-Buchungen erkennt man die provisorische Buchung an dem Icon.

Zu aller erst nehmen Sie eine normale Buchung über den gewünschten Zeitraum vor:

zum Beispiel: ein Doppelzimmer für 2 Personen über 3 Nächte:

Wenn nun beispielweise Frau Petra Member die letzte Nacht nicht mehr in diesem Zimmer nächtigt, klicken Sie auf Storno und löschen die entsprechende Zeile:

Sobald Sie mit OK bestätigen, aktiviert sich der Button Individuelle An-/Abreisen einzelner Gäste des Zi.:

Und die Buchung im Hotel-Timetable sieht wie folgt aus: Die letzte Nacht verbringt Heike Richter alleine in diesem Zimmer.

Nun möchte eine weitere Person diese Nacht (vom 22. bis 23.09.17) in dem Zimmer E09 verbringen. Hier muss zuerst der Button individuelle An-/Abreisen einzelner Gäste des Zi. deaktiviert werden:

Danach können Sie den Namen des Gastes, in unserem Beispiel Claudia Member als 3. Namen in die Buchungsmaske eintragen, um entsprechend über den Storno Button die Löschungen zu aktivieren:

Die letzte Nacht verbringt nun Heike Richter mit Claudia Member in dem Zimmer E09:

Eigentlich ist es in der Hotellerie üblich lediglich Zimmerkategorien zu buchen und erst am Anreisetag der Gäste (oder am Tag zuvor) die Zimmernummern zuzuweisen. Auch dieses Handling ist in PC CADDIE möglich.

Mit Hilfe der Bereichs-Übersicht ist die aktuelle Zimmersituation jederzeit abzulesen. Wieviel Zimmer in welcher Kategorie sind gebucht bzw noch verfügbar. Siehe auch Absatz Bereichs-Übersicht.

In dem Fenster Hotel-Buchungen (Timetable - Hotel-Buchungen) sind die Buchungen ohne Zimmerzuweisungen sehr einfach sichtbar.

Sie sind blau gekennzeichnet und die Zimmernummer fehlt.

Der Nachtlauf sorgt dafür, dass jede Nacht (vor der Anreise des Gastes) die Zimmer automatisch zugewiesen werden.

Natürlich kann man die Zuweisung des Zimmers jederzeit auch manuell vornehmen. Auch ein Mischen von Buchungen mit festen Zimmernummern und auch Kategorienbuchungen ist jederzeit möglich.

Gelöschte Zimmerbuchungen kann man in dem Fenster Hotel-Buchungen mit Hilfe des Filters anzeigen lassen, jedoch sind diese nicht mehr zu reaktivieren.

Unter Artikel finden Sie die neuen Menüpunkte Preisebenen bearbeiten und Regeln der Preisebenen bearbeiten. Hierfür sind Sonderparameter notwendig, bitte kontaktieren Sie den PC CADDIE Support.

Unter Preisebenen bearbeiten geben Sie die verschiedenen Preisebenen ein, die in Ihrem Hotel definiert sind.

1. Mit Hilfe von Neu kreieren Sie eine neue Preisebene.
2. Mit Hilfe von Edit bearbeiten Sie eine Preisebene.
3. Mit Hilfe von Löschen löschen Sie eine Preisebene.
4. Sie können die verschiedenen Preisebenen nach oben schieben oder
5. nach unten

Wenn Sie eine neue Preisebene eingeben möchten, klicken Sie auf Neu

Bitte füllen Sie das Feld Bezeichnung mit Ihrer gewünschten Bezeichnung. Die Kennung vergibt PC CADDIE automatisiert.

Sobald alle Preisebenen definiert sind, werden diese in einem Artikel unter Details und der Lasche Preisebenen angezeigt:

Bitte fügen Sie Ihre eigenen Preise in die entsprechend vorgesehene Zeile für die jeweilige Preisebene ein.

Zu welchem Zeitpunkt gilt welcher Preis? Die Antwort definieren Sie in den Regeln. Unter Regeln der Preisebenen bearbeiten geben Sie die entsprechenden Regeln für die Preisebenen ein, die in Ihrem Hotel definiert sind.

1. Mit Hilfe von Neu kreieren Sie eine neue Regel.
2. Mit Hilfe von Bearbeiten bearbeiten Sie eine Regel.
3. Mit Hilfe von Löschen löschen Sie eine Regel.
4. Sie können die verschiedenen Regeln nach oben schieben oder
5. nach unten

Wenn Sie eine neue Preisregel anlegen möchten, klicken Sie auf Neu:

1. bitte geben Sie die passende Bezeichnung für Ihre Regel ein.
2. klicken Sie auf Wahl um Ihre passende Preisebene für diese Regel zu definieren.
3. Sie können Ihre Regel farblich kennzeichnen.
4. mit Hilfe dieses Hakens können Sie die Regel aktivieren oder deaktivieren
5. bitte definieren Sie die entsprechenden Tage, an denen diese Regel gültig ist
6. bitte definieren Sie den Gültigkeitszeitraum, an dem diese Regel gültig ist
7. bitte definieren Sie den Zeitrahmen, an dem diese Regel gültig ist

Für eine Zimmerreservierung kann eine Bestätigung verschickt werden. Das Layout für die Bestätigung richtet Ihnen PC CADDIE ein.

Mit Hilfe des Buttons Drucken in der Buchungsmaske drucken Sie die Bestätigung aus:

und nochmals Ducken

Die möglichen Felder für die Hotel Bestätigungen sind:

1. Bestätigungsnummer: •<BREF.>
2. Anreise: •<ARRIVAL >
3. Abreise: •<DEPARTURE >
4. Aufenthalt: •<STAY > Tage
5. Anzahl Zimmer: •<NROOM >
6. Zimmerkategorien: •<ROOM_CATEGORY.>
7. Anzahl Gäste: •<NGUEST >
8. Preis pro Nacht: •<NPRICE >
9. Gesamtpreis: •<TPRICE >
10. Durchschnittspreis pro Nacht pro Person: •<PPRICE >
11. Durchschnittspreis pro Nacht pro Zimmer: •<RPRICE >
12. Optionsdatum für provisorische Buchungen: •<OPTDAT >
13. Infofeld im Druckfenster •<XINFO >

Beispiele:

<LIST_DATE:ALL> <LIST_DATE:DIFF> <LIST_DATE:FIRST> <BOOKINGS: <POS>•<RNUM> •<BCATL >•<GARR >•<GDEP >•<GSTA>•<OCC >•<PERSON »

mit Artikelliste:

<LIST_ARTICLE: •<DAY >•<NAME >²<PRICE > <LIST_ARTICLE:YES> <BOOKINGS: <POS>•<RNUM> •<GARR >•<GDEP >•<GSTA>•<OCC>•<PERSON »

Der Hotelgast reist an und wird eingecheckt:

Auch der Meldeschein wird gleichzeitig gedruckt:

Bitte achten Sie auf das richtige Layout:

Unter dem Menüpunkt Timetable - Hotel-Gäste öffnet sich folgendes Fenster aller Gäste / Anreisen des Tages

zu 1. mit Hilfe dieses Buttons * Alle Anreise markieren„ werden bei allen Anreisen (rote Schrift) angehakt.

zu 2. hier können Sie die entsprechenden Meldescheine drucken

Bitte wählen Sie Ihr passendes Layout für die Meldescheine aus und drucken Sie diese auf Ihren Drucker aus.

In der Nacht um 23 Uhr läuft der sogenannte Nachtlauf; hierbei erledigt PC CADDIE zwei Punkte: Zum einen werden die entsprechenden Artikel der eingecheckten Gäste in die entsprechenden Konten gebucht und stehen dann am Morgen zur Abrechnung zur Verfügung. Gleichzeitig werden den Anreisen für den Folgetag, welche noch keine Zimmer zugeteilt haben, konkrete Zimmernummern vergeben.

Falls der Nachtlauf nicht alle Zimmer verbuchen konnte (z.B. weil erst nach 23:00 eingecheckt wurde), so kann dieser manuell gestartet werden über: Menüpunkt Timetable , Hotel Buchungen

Im folgenden Fenster finden Sie die beiden Optionen, die PC CADDIE beim Nachtlauf erledigt:

zu 1. Das verbuchen der Artikel der Hotelbuchung zu 2. Automatische Zimmerzuweisung bei Anreisen, die lediglich eine Zimmerkategorie Buchung habe, jedoch noch keine Zimmernummer.

Wenn ein Gast bereits am Anreisetag bezahlen möchte, so werden die Artikel manuell verbucht - siehe nächster Abschnitt.

Ein Gast möchte bereits am Anreisetag seine Rechnung begleichen, die Artikel werden nun manuell verbucht:

Die hinterlegten Artikel übernimmt PC CADDIE:

Mit OK bestätigen und danach die entsprechende Zahlart auswählen. Die Rechnung wird gleichzeitig gedruckt.

Mit OK ist die Bezahlung abgeschlossen.

Am Abreisetag möchte der Gast bezahlen. Sie klicken erneut in seine Buchung und danach auf den Button Abrechnen

1. Wird die korrekte Rechnung angezeigt?
2. Stimmen die Bestandteile der Rechnung?
3. Mit dem Button Bezahlen

Mit OK ist die Bezahlung abgeschlossen und die Rechnung wird gleichzeitig gedruckt.

Zum Schluss wird der Gast noch ausgecheckt, damit das Zimmer wieder belegt werden kann. In der Buchungsmaske über den Button Check out und OK, auschecken.

Am Abreisetag möchten die Gäste bezahlen; in diesem Beispiel bezahlt eine Person für mehrere andere Gäste. Sie klicken erneut in die Buchung des ersten Gastes, dessen Rechnung von jemand anderem übernommen wird, und danach auf den Button Abrechnen

Bitte verändern Sie die Person, die die Rechnung übernehmen möchte und bestätigen mit OK.

Die Bereichs-Übersicht gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die zahlenmässige und prozentuale Belegung Ihres Hotels. Über den Menüpunkt Timetable und Bereichs-Übersicht finden Sie die Übersicht:

1. Zimmer insgesamt: Gesamtzahl der Zimmer, davon „out of order“ oder „out of service“
2. Bestand: Bestand der Zimmer unterteilt in „gebucht“, „gebucht auf Warteliste“ und „provisorisch“. Mit Hilfe eines Doppelclicks auf die Zahl bei „gebucht auf Warteliste“ an einem entsprechenden Datum öffnen sich die entsprechenden Buchungen der Warteliste an diesem Tag.
3. Reserviert insgesamt: Anzahl der Reservierungen unterteilt in mindestens verfügbar und maximal verfügbar, Prozentuale Belegung mindestens und maximal
4. Verfügbarkeit je nach Zimmerkategorie
5. Personen im Haus: Anzahl der Personen aufgeteilt in Erwachsene, Kinder
6. Druck der Liste
7. Optionen für die Einstellungen der Bereichs-Übersicht - siehe unten -
8. öffnet das Fenster „Hotel-Zimmer“
9. öffnet das Fenster „Hotel Buchungs-Liste“
10. öffnet das Fenster „Hotel-Gäste“
11. öffnet eine neue Neue Hotel Buchung
12. zeigt die übertragenen Hotel-Spider Buchungen
13. die Verfügbarkeit der Zimmer lässt dich hierüber sperren bzw auf Null-Verfügbarkeit setzen
14. öffnet die „Einstellungen Hotel“

Im unteren Teil der Bereichs-Übersicht werden die Umsätze ersichtlich:

1. Umsatz nach der eingestellten Warengruppe
2. Umsatz nach den Artikeln

Als Optionen steht Ihnen folgendes zur Wahl:

  
1 - Sie können auch eine Ansicht wochenweise oder monatsweise anzeigen lassen.
2 - hier aktivieren Sie das Aus- oder Einblenden der Artikel Details
3 - Entsprechende Warengruppen für die RevPar Berechnung

Der Ausdruck der Bereichs-Übersicht sieht so aus:

In dem Fenster Hotel-Zimmer gibt es neue Zimmerlisten-Funktionen.

Alle Spalten können nun mit Hilfe eines Klicks auf die entsprechenden Überschriften wie z.B. Zimmer oder Buchung usw sortiert werden. Die entsprechende Sortierung wird mit dem blauen Pfeil gekennzeichnet.

Gruppenbuchungen von Zimmern, die zusammengehören, werden in derselben Farbe angezeigt.

Zu aller erst klicken Sie den Button der Liste, welche Sie konfigurieren möchten z.B. Housekeeping. Der Button wird grün:

Danach öffnen Sie die Optionen und definieren die Informationen, die Sie auf der Housekeeping Liste integrieren möchten.

Folgendes Fenster öffnet sich:

1. Bitte definieren Sie, ob Sie Anreisen und/oder Bleiben und/oder Abreisen und/oder freie Zimmer angezeigen möchten.
2. Die Buchungsreferenz wird in der Spalte Buchung angezeigt oder nicht.
3. Nur Zimmer mit Bemerkungen werden angezeigt.
   1. Gruppen-Bemerkungen sind Bemerkungen in dem grossen Infofeld der Buchungsmaske, welche die gesamte Buchung betreffen. Sie werden in blauen Schriftfarbe angezeigt.
   2. Individuelle Bemerkungen werden beim jeweiligen Gast hinterlegt und in hellblauer Schriftfarbe angezeigt.
4. Bemerkungen mit R: betreffen nur das Restaurant; mit HK: betreffen das Housekeeping.
5. Bitte entsprechend wählen ob auch das Abreisedatum, Abreisedatum und die Anzahl bereits verbrachter Nächte angezeigt werden soll.
6. Bitte entsprechend wählen, ob die Gästenamen angezeigt werden sollen.
7. Bitte entsprechend wählen, ob der Referenznamen (Firma) angezeigt werden soll.

Mit OK bestätigen Ihre Angaben und können nun mit Hilfe von Drucken Ihre Liste ausdrucken.

So können Sie jede Liste wie Anreise- oder Abreise- oder Restaurant- oder Housekeeping Liste individuell definieren und drucken.

In der Spalte Information erkennen Sie dunkelblaue und hellblaue Informationen. Dunkelblaue Informationen = Information für die allgemeine Hotelbuchung. Hellblaue Information = Individuelle Info für diesen Gast.

Die Allgemeine Information einer Hotelbuchung geben Sie hier ein:

Die Individuelle Information eines Gastes geben Sie hier ein:

Bucht ein Hotelgast (oder mehrere Gäste) Zimmer mit Halbpension, dann gibt es zwei Möglichkeiten, die HP in der Hotelbuchung zu hinterlegen. Gleichgültig, welche Variante Sie wählen, die Eingabe ist immer R:HP .

1. der Gast (oder eine Gruppe) bucht ein (oder mehrere) Doppelzimmer und die Halbpension gilt für die gesamte Buchung - also für beide (bzw für mehrere) Personen. Hierzu verwendet man zur Eingabe das linke Textfeld für die Buchung. Wie hier in dem Beispiel zu sehen - die Halbpension wird für 2 Personen gerechnet.

2. der Gast (oder eine Gruppe) bucht ein (oder mehrere) Doppelzimmer und die Halbpension gilt NUR für einzelne Personen bzw Zimmer. Hierzu verwendet man zur Eingabe das Infofeld in der Buchung. Wie hier in dem Beispiel zu sehen - die Halbpension wird für 1 Person gerechnet.

In dem Fenster Timetable - Hotel Gäste können Sie die Anzahl der Gäste an dem jeweiligen Tag ablesen:

Oder auch rechts die Druck-Funktion nutzen:

Das Layout dieser Liste sieht so aus (Wichtig ist der Format-Typ: Liste):

und die verschiedenen Felder sind diese:

Nr. • Zimmer •           •Bu.Referenz       • Kontakt •         Anreise •   Abreise    • Aufenthalt
<Z >•<RMNO>• <STAY_STATE> •<BREF    >     •<BLREF         >•   <ARRIVAL>•   <DEPARTURE>•<STAY>

Der Druck der Liste sieht so aus:

Wenn für Ihre Golfanlage das „Dokument Management Modul“ (CRM) lizensiert ist, können Sie dies auch für Ihre Hotelreservierungen nutzen, um z.B. jede Reservierungsbestätigung nachvollziehen zu können.
Lesen Sie zum Modul Dokumentmanagentsystem CRM

Um das CRM für die Hotelreseervierungen nutzen zu können, muss eine Kategorie angelegt sein, die im wesentlichen so aussieht: Das Kürzel muss PROJHT heissen und der Typ muss auf PROJEKT eingestellt sein.

Wenn Sie nun bei einer Reservierung auf CRM klicken, sehen Sie dass automatisch jeder Reservierung ein Projekt zugeordnet ist. Hier können Reservierungsbestätigungen abgespeichert werden und sind jederzeit nachvollziehbar.

Hier unter dem Projekt können die Drucke gespeichert werden. Den Ausdrucken ist automatisch die richtige Projektnummer zugeordnet.

Sobald Sie drucken können Sie die zuvor hinterlegten Formulare (fragen Sie unseren Support) auswählen.

Drucken Sie wie gewohnt auf dem Bildschirm und speichern Sie im CRM. Das richtige Projekt wird automatisch gefunden. Danach steht das PDF geöffnet zur Weiterverwendung offen, und kann gedruckt oder per Mail versendet werden. Die Mailadresse des Hotelkunden ist bereits im Windows-Zwischenspeicher und braucht nur mit „STRG und V“ ins Mailfeld eingefügt werden.

Im CRM sehen Sie alle hinterlegten Drucke und sehen auch, ob das Dokument angehängt ist. Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Ausdruck und öffnen Sie bei Bedarf mit EDIT wieder.