PC CADDIE bietet die Möglichkeit, ein integriertes Kassenbuch zu führen. Dieses Kassenbuch beinhaltet und verwaltet alle Barumsätze, Sie können also am Tagesende den exakten Kassenendbestand nachvollziehen.

Ab dem Jahr 2017 müssen alle Kassen den Grundsätzen der GoBD entsprechen. Dazu gehört auch, dass die Kasse sturzfählig sein muss, d.h. der Stand des Kassenbuchs muss dem tatsächlichen Geldbestand entsprechen. Schon bisher hat PC CADDIE sämtliche Kassen-Einnahmen gemäss Tagesabschluss in das Kassenbuch übernommen.

Einige Kunden haben möglicherweise bis dahin die Bargeld-Entnahmen (an Bank oder für sonstige Ausgaben) nicht ausgebucht. Dadurch hat sich oft ein sehr hoher Kassenbuch-Bestand aufsummiert. Dieser wurde durch die automatische Abfrage Anfang 2017 einmalig korrigiert.

Dieser Anfangsbestand konnte nur EINMALIG angepasst werden. Alle späteren Änderungen sind nur noch durch Ein- bzw. Auszahlungen möglich.

Ab Anfang 2017 wird der Kassenbestand auf dem Tagesabschluss gedruckt.

ACHTUNG: Verwenden Sie weiterhin das Tresor-Buch, kann es Abweichungen auf den Tagesabschlüssen geben, weil die Tresor-Buch Einzahlung nicht in der Kasse vorgenommen wird. Um die Kontrolle zu behalten, müssen sie das Kassenbuch drucken und vergleichen.

Sobald ein Kassenbuch integriert ist, gelangen Sie in dieses in der geöffneten Kasse über den Button Ein/Auszahlung. Bitte buchen Sie alle relevanten Beträge, die die Kasse betreffen, ausschließlich hier. Nur dann wird der Kassenbestand entsprechend Ihrer Buchungen verändert.

Sie können das Kassenbuch auch über Umsätze/Kassenbuch öffnen und die Einträge vornehmen. Der große Unterschied liegt aber darin, dass über diese Möglichkeit kein Kassenbestand verändert wird, somit würde beim Kassenabschluss der Bar-Bestand nicht stimmen.

Für das Kassenbuch können Gegenkonten/Artikel angelegt werden. Es ist auf den Status zu achten. Bitte tragen Sie hier Kassenbuch ein, dann kann dieser Artikel nicht aus Versehen in der Artikelauswahl über die Kassenfunktion aufgerufen werden.

Generell soll das Führen des Kassenbuches stets mit der zuständigen Buchhaltung abgeklärt werden, um die passenden Kassenbuchartikel mit entsprechenden Fibu-Kontonummern (falls Sie auch den Buchhaltungsexport nutzen) anzulegen. Artikel, die selten vorkommen, können auf ein Sammelkonto gebucht werden.

Was wird im Kassenbuch gebucht?

• Einnahmen aus der Kasse als Tagesabschlussbuchung, unterteilt in Bar- und EC-Beträge
• Sämtliche Ausgaben-Belege, wie z.B. Tankzettel, Geburtstagsblumensträuße,…
• Entnahmen, die an die Bank gehen
• Entnahmen für Porto u.v.m.

Worauf sollen Sie als Kassenbuchanwender achten

• Durch das Anlegen von unterschiedlichen Gegenkonten (1) bekommen Sie eine bessere Übersicht.
• Bitte buchen Sie im Kassenbuch stets in der Gegenwart und niemals in der Vergangenheit, auch wenn Sie Korrekturbuchungen vornehmen oder ältere Belege buchen, diese können dann in der Bemerkung (2) entsprechend betitelt werden.
• Das Kassenbuch wird für Bareinzahlungen und Barauszahlungen verwendet.
• Bitte achten Sie stets darauf, dass der Mehrwertsteuersatz entsprechend richtig ist und dass Sie Datum, Belegnummer und Zahlart (3+4) dabei belassen, wie PC CADDIE dies vorschlägt.
• Buchen Sie auf den Debitor/Kreditor Laufkundschaft (5).
• Bitte nehmen Sie im Kassenbuch KEINE Stornierung vor. Falls eine Fehlbuchung passiert ist, dann wird diese mit einer entsprechenden Gegenbuchung korrigiert.
• Benötigt ein Gast Bargeld, welches er mit EC Karte bezahlt, können Sie einen normalen Kassenartikel (z.B. Wechselgeld an Kunden) in die Kasse einbuchen und diesen via EC-Zahlung ausbuchen. Danach tätigt man die Barauszahlung über das Kassenbuch.

Wenn Sie aus Versehen einen falschen Text bei der Bemerkung hinterlegt haben, können Sie dies über den Button Buchungsliste bearbeiten F7 korrigieren. Hier können Sie noch das Gegenkonto wechseln, den MwSt.-Schlüssel oder die Bemerkung ändern.

Über den Button Kassenbuch drucken (F8) können Sie das Kassenbuch drucken. Grenzen Sie den Zeitraum ein, z.B. einen Monat. Eine große Hilfe kann es sein, wenn Sie einen bestimmten Eintrag suchen, dass Sie in Text einen Textinhalt suchen lassen.

Bitte nutzen Sie den Button Kassenbuch initialisieren nur nach vorheriger Absprache mit dem PC CADDIE Support Team. Dieser Programmpunkt wird benötigt, um das Kassenbuch komplett neu durch zu rechnen. Das kann jedoch zu Problemen führen, wenn während der Dauer des Kassenbuches seit der letzten Archvierung an der Einstellung der Zahlarten Änderungen vorgenommen wurden. Es können dann andere Endbestände entstehen (und dadurch die Kassenbuchendbestände mit den Tagesabschlüssen nicht mehr übereinstimmen).

Sie können das Kassenbuch auch als „Tresor-Buch“ nutzen. Hierzu können Sie im Backoffice die Kassenbuchfunktion direkt nutzen über Umsätze/Kassenbuch,. Diese Funktion sollten Sie allerdings nicht in Kombination mit dem Kassenbuchblock auf dem Tagesabschluss desselben Kontenbereichs benutzen.

Bei gleichzeitiger Nutzung stehen die Einträge nicht auf dem Tagesabschluss, aber der Bestand auf dem Tagesabschluss ist der aus dem Kassenbuch, dadurch entsteht der Eindruck der Kassenbuch-Endbestand stimmt nicht nicht mehr mit dem Anfangsbestand des Tagesabschlusses überein.