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Factures

Vous pouvez utiliser cette option pour imprimer les factures en série. Précédemment, vous devez avoir préparé les comptes des personnes, par exemple en utilisant les Transferts automatiques de cotisations.

Vous pouvez accéder a cette fonction sous Comptes/Imprimer…/Factures.

Procédez comme cela:

  1. Vérifiez le numéro de facture (uniquement en début d’année)
  2. Groupe de personnes
  3. Imprimer de commande
  4. Fourchette de la date butoir
  5. Paramètres basiques (choisissez ceux qui conviennent le mieux)
  6. Vérifiez la mise en page
  7. Factures Pro Forma
  8. Reçu normal

Générer des factures en série.

Numéro de facture

:!: Veuillez régler le Numéro de facture au début de chaque année. Vous DEVEZ éviter d’utiliser deux fois le même numéro.

ASTUCE: Nous recommandons le format ANNEE00001, qui vous permet de commencer chaque année avec la facture numéro 1. Par exemple, la première facture de 2020 aura le Numéro de facture 202000001.

:!: Le format ANNEE00001 est particulièrement recommandé pour la partie gastronomie. Un numéro diffèrent sera assigné à chaque facture, donc la fourchette de facture possible doit être assez large pour l’année entière.

Ensuite, PC CADDIE alloue automatiquement les numéros.

Groupe de personnes

Vous pouvez sélectionner ici le Groupe de personnes. Vous pouvez trouver plus d’informations sur comment créer un filtre dans Groupe de personnes. Sélectionnez « Toutes les personnes » si vous voulez inclure dans la facture tous ce qui est près dans les comptes.

:!: Il est recommandé d’imposer ici uniquement les restrictions absolument nécessaires (autant que nécessaire, mais le moins possible).

Ordre

L’ordre d’impression est généralement “alphabétique”, mais vous pouvez imprimer par “code postal”, ou par d’autres critères.

;-) Dans l’ordre alphabétique les membres d’une même famille dont les comptes sont séparés se suivront les uns après les autres, ce qui est utile lorsque les factures sont envoyées par la poste.

Fourchette de date butoir

:!: La fourchette de date butoir renvoi a la date du produit dans les comptes de contribution. Si vous avez assigné des paiements mensuels et que vous voulez envoyer la facture chaque mois, réglez la date butoir de chaque impression de facture au « dernier jour » du mois, par exemple, le 31.01.10. Vous n’avez qu’à rentrer la date la plus logique pour vous.

Paramètres de base

ASTUCE: les paramètres de défaut sont préréglés.

Montant seulement.

”Montant seulement” de 5 a -999999- signifie que seul les montants entre 5 euros et au-dessus sont facturés.

Seulement AVEC débit direct.

A utiliser si vous voulez faire la distinction entre les personnes avec débit direct et les personnes sans débit direct.

Familles ensemble

Sélectionner les Familles ensemble est important. PCC le sélectionne par défaut. Veuillez s’il vous plait nous contacter si les calculs devraient être normalement imprimés par personne, et nous changerons les paramètres par défaut pour vous.

Modifier la mise en page

La mise en page la plus conveniente est en général déjà enregistrée.

Les champs suivants sont disponibles pour changer la mise en page:

  1. Sélectionnez les Champs voulus (Date, Banque, BIC…).
  2. Les commandes sont très importantes pour la facturation (Adresse avec la date, relevé bancaire…).
  3. Les Polices de caractère peuvent aussi être changées (Gras, Italique…).
  4. Il est très important de Sauvegarder le format; si vous avez fait des changements au format, mais que vous n’êtes pas sûr d’avoir le résultat attendu, il vaut mieux faire la sauvegarde sous un nom diffèrent.

Faites attention à ne pas supprimer des commandes dans une mise en page faite sur mesure.

ASTUCE: Nous sommes heureux de vous fournir une mise en page personnalisée (gratuitement), que vous pouvez directement utiliser pour l’impression des factures. Envoyez-nous un email à support@pccaddie.com.

Commandes

Les commandes sont des mots prédéfinis qui déclenchent une action lors de l’impression d’une lettre. Par exemple, la commande <LETTRE AVEC EN-TETE ET BAS-DE-PAGE> déclenche l’impression d’en-tête et de bas-de-page sur chaque page de la lettre. Une commande doit toujours être séparée du reste de la ligne, et doit être écrite en majuscule. Le reste de la ligne sera ignoré lors de l’impression (il n’y aura pas de ligne vide supplémentaire imprimée).

COMMANDE EXPLICATION
<LETTRE AVEC EN-TETE ET BAS-DE-PAGE> Cette commande s’assure que le nom et l’adresse du club soit imprimés en en-tête. Cette information est automatiquement obtenue par PC CADDIE depuis les paramétrages de Réglage/Options de Programme/Adresse du Club, détails bancaire. Chaque page fournira aussi un bas-de-page contenant les détails bancaire.
<LETTRE AVEC EN-TETE ET SANS BAS-DE-PAGE> Comme ci-dessus, sauf qu’il n y a pas de bas-de-page
<BAS-DE-PAGE > Utilisez cette commande pour vous assurer que seul les bas-de-page sont imprimés (c est utile par exemple lorsque vous utilisez un papier qui a déjà un en-tête).
<NUMERO DE PAGE> Cette commande active le compteur de page. Le numéro de la page sur laquelle vous êtes sera imprimé au-dessus du bas-de-page.
<ENVOYEUR> Cette commande imprime les informations de l’envoyeur au-dessus de l’adresse (pour les enveloppes a fenêtre). Normalement, les détails de l’expéditeur sont automatiquement assemblés depuis les données du club. Ils peuvent aussi être entrés individuellement en sélectionnant la commande suivante dans la liste :
<ENVOYEUR:> Veuillez compléter la commande maintenant avec vos détails. Par exemple : <ENVOYEUR : Club de Gold Schwarze Heide e.V. – Bottrop>
<ADRESSE> Cette commande affiche l’adresse. Elle s’assure automatiquement que l’adresse est imprimé au bon endroit sur les enveloppes a fenêtre. Cela ne marche que si les paramètres de l’imprimante sont correctement regelés.
<ADRESSE AVEC> La date d’impression de la facture sera imprimé à droite de l’adresse.
<TYPE> PC CADDIE imprime le type, tel que “facture”. Si vous utilisez cette commande, PC CADDIE détecte automatiquement si vous imprimez une facture, un duplicata ou un sommaire. Ensuite PC CADDIE écrit la bonne commande dans la mise en page.
<SALUTATION> La salutation correcte sera ajoutée sur la position de la commande <SALUTATION>. Par exemple, « Cher membres du club », ou « cher Mr. Soandso… »
<SALUTATION MR. MME.> Comme pour au-dessus, sauf que le membre sera salué avec “Cher Mr.” et non pas avec “Cher membre du club”.
<RELEVE BANCAIRE> Cette commande crée un relevé bancaire pour la personne, et peut être aussi pour toute la famille, qui peut être inclus dans la lette. Ce relevé devrait être une part indispensable d’une facture, il contient la contribution individuelle pour chaque membre de la famille.
<COMPTE INFORMATION DATE HEURE TAXE NET BRUT SECOND>
“TEXTE” s’assure de l’impression des informations completes d’envoie. Le texte normal est toujours affichee, meme si “TEXTE’’ n’est pas selectionnee. Donc “TEXTE” n’a pas besoin d etre associee a “DATE” et “HEURE”. “SECONDE” signifie que les messages sont toujours inclus dans les relevés de comptes qui sont déjà marqués avec un “R” ou un autre signe (pour les factures secondaires ou les relevés bancaire en tant que rappels). Cette entrée n’affecte pas l’apparence des relevés bancaires.
<FACTURE SEULE> Crée et énumère une liste de tous les produit achetés.
<FACTURE> Seul les numéros de facture avec la date et le montant total seront listés. Les deux commandes <FACTURE SEULE> et <FACTURE> offrent des opportunités supplémentaires. Ces deux options sont spécialement importantes pour imprimées des factures postées sur Pro Shop ou sur les comptes Gastronomie, mais qui ne sont pas immédiatement payées.
<DETAILS BANCAIRES> Avec cette commande, tous les détails bancaires des adresses sont inclus pour le contrôle (au centre).
<DETAILS BANCAIRES_GAUCHE> Avec cette commande tous les détails bancaires seront insérés de côté gauche.
<BANQUE_CACHEE_GAUCHE> Cette commande affiche le numéro IBAN cache – uniquement les 4 premier et dernier numéros sont reconnaissables.
<SI>, <SI AUTORISEE INSERTION>, <SI NON AUTORISEE INSERTION>, <FIN SI> Ces commandes permettent d’ajuster la lettre pour diffèrent groups de personnes. La partie entre <SI> et <FIN SI> est uniquement imprimée si la personne a les prérequis de la clause SI.
<SAUT DE PAGE:> Cette commande permet une coupure de page lorsque la ligne numéro X de cette page a été atteinte, sinon la commande est ignorée.
<SAUT DE PAGE:6> Cela signifie que la coupure de page est faite lorsque la 6ieme ligne en partant du bas est atteinte. Cette commande assure donc que la coupure de page est faite devant plusieurs lignes qui doivent être imprimés ensemble.
<FACTURES> Listes des factures impayés avec la date de la facture, le montant et le niveau de de demande de paiement.
<FA> Le numero de compte FA sera imprimee sur la facture. Cette commande peut être intégrée dans la commande <COMPTE INFORMATION DATE BRUT> , par exemple <COMPTE INFORMATION FA DATE BRUT>

Champs

:!: Les fonctions et les commandes doivent être écrites exactement comme décrit ici. Utilisez uniquement des majuscules pour les commandes et les champs.

Cliquez sur le bouton Champs. Vous pouvez maintenant facilement sélectionner une commande ou un champ :

Le champ sélectionné est inséré à la position du curseur.

Onglet

;-) La touche de tabulation assure que PC CADDIE aligne correctement le texte imprimé, séparant les entrés qui ont besoin d’être séparées, et en imprimant ensemble les textes qui doivent être ensemble. Le texte entré par l’éditeur est mono-espacée, ce qui signifie que chaque caractère a la même largeur. L’utilisation des onglets permet un alignement plus visible et agréable :

Si vous voulez utiliser une police de caractère proportionnée (ou par exemple I est plus petit que w), le texte ressemble a ca:

Vous devez donc placer les onglets avec attention dans les endroits corrects. Utilisez le bouton au-dessus de la fenêtre d’entrée pour placer un onglet. Vous pouvez aussi utiliser la combinaison des touches Alt+T. La touche onglet sur le clavier ne marche pas car elle doit être désactivée entre les champs d’entrés. L'extrait de texte doit donc ressembler a cela dans la fenetre editeur:

Et l’impression finale:

Les onglets sont particulièrement importants pour la conception des documents d’appel d’offre.

:!: Veuillez noter que PC CADDIE n’utilise que les meilleures polices de caractères proportionnées si au moins un des onglets est inséré dans le texte. Donc même si vous n’avait pas forcément besoin d’une touche de tabulation, vous devriez en utiliser une au lieu d’un simple espace afin d’activer la police de caractère proportionnelle.

Polices de caracteres

PC CADDIE n’offre pas la même diversité de police de caractère que Word, mais vous avez toujours a votre disposition des options utiles: Imprimez Polices de caractères pour sélectionner une commande de police de caractère. Si vous entrez par exemple ,,c’est ~B~U TEXTE~b~u“, le résultat sera le mot TEXTE en gras et souligné. Marquez le début d’une section formatée avec ~LETTRES MAJUSCULE (par exemple G=Gras, S=Souligné, L+Large etc), et la fin avec ~lettres minuscules (C’est pareil g=gras, s=souligné, l=largeur, etc.).

Veuillez noter que une police de caractère peut définir un texte spécifique pour l’impression de duplicata. Insérez la commande ~D devant le texte que vous voulez imprimer en double, et ~d à la fin de ce texte si vous voulez que le mot duplicata apparaisse après le numéro de facture.

Facturation Pro Forma

La “facturation pro forma” est très utile si vous voulez revérifier le texte et les personnes concernées avant l’impression finale.

:!: Sur une facture Pro Forma, vous verrez — a la place du numéro de facture. C’est une mesure de sécurité pour vous, Assurant que vous n’envoyez pas accidentellement des factures Pro Forma. Le numéro de facture sera généré uniquement pour des « factures normales ».

:!: Vous pouvez imprimer ce document et vérifier si l’adresse est correctement alignée avec la fenêtre de l’enveloppe.

Recu normal

Le “reçu normal (facture ou crédit)” génère les factures avec des numéros de facture consécutifs. Vous pouvez déjà voir ces numéros lors de l’impression de l’aperçu.

Options supplémentaires.

Imprimer la copie

La fonction “imprimer la copie” crée un duplicate de veilles facture. La dernière mise en page de facture utilisée est utilisée pour le duplicate. Sélectionnez « imprimer la copie », appuyez sur Imprimer et la fenêtre suivante s’ouvrira :

Remplissez les champs en fonction de ce dont vous avez besoin et confirmez avec OK.

Résumé du compte.

Le “Résumé du compte” montre plusieurs factures par personne. Vous pouvez donc imprimer tous ce qui a a faire au compte de la personne.

Filtre pour reservation

Vous pouvez régler le Filtre pour les réservations si vous voulez écrire une facture uniquement pour un article spécifique. Cliquez sur le bouton Filtre pour réservations :

La fenêtre suivante s’ouvre. Les frais sélectionnés vous emmènent directement à la liste de produit dans la partie de compte actuelle.

Sélectionnez les produits voulus et confirmez deux fois avec OK. Si le filtre pour les réservations est actif, vous verrez la flèche de confirmation de sélection dans les boutons.

;-) Le taux plat de consommation est en général calculé séparément car il est important d’avoir une mise en page différente. Le produit peut être plus tard réserve à nouveau dans la partie des comptes GASTRO, par exemple pour tous ceux qui ont payés la cotisation.

Notes dans CRM\DMS

Vous pouvez laisser une note pour les factures en cliquant sur le bouton Notes avant d’imprimer les reçus normaux.

:!: Utilisez cette fonction uniquement for les documents normaux, pas pour les factures pro forma, ou faites une note après l’impression de la facture :

La fenêtre suivante s’ouvre:

;-) Dans l’exemple vous pouvez voir une note qui devrait être envoyé à “tous les utilisateurs”. Le statut est réglé à la réception du paiement et le membre peut recevoir la carte.

ASTUCE: Veuillez contacter le service clientèle de PC CADDIE si vous voulez sauvegarder les factures sous format PDF dans CRM\DMS. Plus d’information sur le module CRM\DMS de PC CADDIE.

fr/umsaetze/drucken/rechnungen.txt · Dernière modification: 2017/04/30 08:08 (modification externe)
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