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PCCaddie


Règlement général de l'UE sur la protection des données avec PC CADDIE

Le règlement général de l'UE sur la protection des données entrera en vigueur le 25 mai 2018.

Texte intégral de la loi : http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE

Texte juridique en tant que synopsis : https://www.datenschutz-grundverordnung.eu/wp-content/uploads/2016/02/baylda_synopse.pdf

Il est nouveau

  • Inversion du fardeau de la preuve : si le client estime que le club ne gère pas correctement les données, le club doit prouver qu'il a bien fonctionné à partir du 25.5.2018.
  • Obligation de fournir des informations : le client a le droit de recevoir un aperçu COMPLET des données qu'il a stockées. La date limite pour la fourniture de ces informations est de 30 jours, à compter de la demande de renseignements écrite de WRITTEN.
  • Droit d'annulation/anonymisation : le client peut demander la suppression de ses données. La suppression doit être enregistrée. Il peut également demander que son nom soit pseudonymisé, de sorte qu'il n'apparaisse plus sur les listes de départ/listes de résultats et autres (cette fonction est seulement locale !).

Ceci doit être préparé dans le club

Généralement

  • idéal : Échange avec un avocat sur les nécessités du club.
  • Déterminer la personne de contact ou le responsable externe de la protection des données (Attention ! Conséquences juridiques).
  • Création d'un répertoire de tous les traitements de données personnelles dans le club (exemple via le portail de service DGV : https://serviceportal.dgv-intranet.de/clubintern/recht-versicherung/recht-steuern/a-z.cfm)
  • Informer les membres, si nécessaire obtenir des consentements.
  • Veuillez nettoyer la gestion des mots de passe pour vos employés (il est logique d'avoir seulement un ou deux employés avec de vrais droits de superviseur, pour tous les autres, les autorisations doivent être accordées en fonction de leurs rôles).

Plus précisément dans PC CADDIE

  • Contrat ADV signé jusqu'au 24.05.2018, 24.00h, idéalement renvoyer. Pourquoi ? Parce que nous ne sommes plus autorisés à supporter.
  • Veuillez remplisser la fiche de contact avec la personne de contact et envoyez-la nous. Pourquoi ? Donc, nous avons une personne de contact dans votre club à l'avenir. Parce qu'il continuera certainement à y avoir des besoins d'information sur ce sujet.
  • Veuillez appliquer les nouvelles fonctionnalités de confidentialité de PC CADDIE selon les besoins pour respecter le GDPR de l'UE. (La mise à jour peut être téléchargée depuis le 20.5.2018 sous le menu “Mise à jour de PC CADDIE”)

Deux points sont importants à l'avenir :
A) Documentation des données stockées
B) Suppression/anonymisation des données avec la documentation correspondante à ce sujet.

Les nouvelles fonctionnalités de confidentialité de PC CADDIE

Veuillez noter depuis le début
TOUTES LES ACTIONS DE SUPPRESSION ET D'ANONYMATION SONT IRREVERSIBLES ! Parce que c'est le sens de la loi !
Veuillez penser à l'avance ce qui a du sens. Veuillez conseiller bien vos clients et essayer de savoir quel est le problème.

Dans les données personnelles des invités et des membres

Dans les données personnelles, onglet “Caractéristiques” il y a un nouveau bouton “Politique de confidentialité”:

En cliquant sur ce bouton, vous verrez toutes les options pertinentes pour le client dans une nouvelle fenêtre.

Ici, vous pouvez déposer les données, lorsqu'un client a fait une demande concernant la protection des données.

C'est le paramétrage de base pour les autorisations/contradictions/utilisation du courrier/suppression/anonymisation déposé auprès de ce client.

Les deux champs de date supérieurs sont explicites. habituellement vous le feriez à Les nouveaux membres remplissent le champ de la date supérieure lorsque, par ex. dans le formulaire de demande, l'utilisation des données est approuvée. Comment faire face à l'approbation des membres/clients jusqu'à présent, si vous Tout ce que vous voulez ajouter, vous devriez en discuter en interne avec votre responsable de la protection des données.

La contradiction du champ date est alors remplie si le client s'oppose à l'utilisation ultérieure des données, par ex. parce qu'il ne veut plus de newsletter “Bulletin d'information”.

Bloquer les données

Le verrouillage des données rend la tâche difficile : le champ de date se remplit automatiquement lorsque vous sélectionnez une action autre que Normal dans le menu déroulant :

  • Accès pour le superviseur seulement : Ici, la personne qui travaille avec des droits d'administrateur a la possibilité d'activer des données à des fins de statistiques ou de rétention de données financières. Pour tous les autres employés avec des autorisations différentes, le client n'est plus trouvable.
  • Traitement bloqué : Si cela est coché, alors le client est plus visible et appelable après le dernier clic sur OK pour personne. Il est en effet parti. Note : Même PC CADDIE ne peut pas le récupérer. Vous devrez entrer à nouveau les données !

Newsletter-/E-Mail-Versand

Die Optionen werden hierüber gesteuert. Die Standard-Einstellung ist “normal”. Was das bedeutet sehen wir uns genauer unter den Supervisor-Funktionen an.

Sie können hier hinterlegen, ob ein Kunde a k t i v in die Verwendung der Mail für Newsletter etc. einwilligt oder nicht. Mit dieser Einstellung können Sie auch sicher gehen, dass auch Kunden, die einer Zusendung widersprochen haben selbst bei Auswahl der falschen Mailingliste keine unberechtigten Mails erhalten. “Neutral” bei den richtigen Basiseinstellungen sowie “nicht zugestimmt” :!: BLOCKIEREN jegliche Mails zu Werbezwecken und wirken dadurch wie der Filter NONEWS, mit dem Sie im Supermailer den unrechtmässigen Versand von Werbemails an Empfänger unterdrücken, die dem Erhalt von Newslettern widersprochen haben.

Unsere standardmäßige Einstellung nach dem Laden des aktuellsten Updates ist so, dass Sie erst einmal grundsätzlich keine Mails verschicken können. Dies soll verhindern, dass Kunden unrechtmässig eine Werbemail von Ihnen erhalten. Mit den Supervisor-Einstellungen können Sie hinterlegen, wie mit den Kundendaten umgegangen werden soll in Bezug auf Mails.

Spezielle Verteiler-Kategorien anlegen

Ganz neu mit dem aktuellsten Update vom 25.5.2018: Sie können bei den Newsletter auch Präferenzen für bestimmte Verteilergruppen hinterlegen. Sie können die von uns vorgeschlagenen nutzen, aber auch selber Gruppen anlegen. Somit können z.B. Mannschaftsspieler, die ansonsten keinen Newsletter erhalten möchten, dennoch in einen Verteiler für spezielle Nachrichten in Bezug auf die Mannschaft eingebunden werden.

Notiz-Feld

Wichtig sind auch die Daten, die Sie eintragen, wann der Kunde den Wunsch auf Datenschutz geäußert hat sowie Ihre persönlichen Notizen dazu.

Pseudonym(isierung)

In diesem Feld können Sie ein Pseudonym (“Künstlernamen”) für einen Kunden eintragen, wenn er/sie das wünscht. Aber ACHTUNG: dieses Pseudonym erscheint nur in lokalen Listen. Es wird nicht Richtung DGV Intranet transportiert. Wenn also der Kunde in einem anderen Club spielt oder ein Verbandswettspiel bestreitet, wird immer sein Klarname in den Listen zu sehen sein.

Ausdruck/Export der Daten

Des weiteren sind hier die Buttons, mit denen Sie den Kunden auf Wunsch die Zusammenfassung deren Daten ausdrucken können und auch diese - idealerweise auf einen USB Stick des Kunden - speichern können.

Hier müssen Sie selbst entscheiden, welche Kontenbereiche Sie exportieren/ausdrucken wollen. Standardmässig ist KEINER angeklickt, d.h. Sie haben die Wahl, ob Sie nur einen, mehrere oder alle Kontenbereiche einbeziehen wollen. Diese Entscheidung ist im Club zu treffen. Ebenso können Sie wählen, welcher Art die auszugebenende Daten sind: wirklich alles, nur die Anzahl oder auch nur die Kontenbereiche.

TIPP Lassen Sie sich das Verlangen nach Ausdruck aller Daten SCHRIFTLICH geben und händigen Sie die Datensammlung auch immer dem Kunden PERSÖNLICH (ggf. gegen Vorlage des Personalausweises, wenn Zweifel an der Identität bestehen) aus!

Pseudonymisierung

Mit Klick auf dieses Feld können Sie auf Wunsch des Kunden eine finale Pseudonymisierung durchführen. Aber Achtung: Sie können den Kunden dann nicht mehr finden, nicht mehr bearbeiten!

Bevor Sie final die Aktion durchführen werden Sie noch einmal gefragt.

Spezielle Supervisor-Rechte

Aus diesem Grund haben wir für “Supervisor” einige Funktionen eingebaut, die Daten, zumindest für Statistiken und fiskalische Prüfungen, reaktivieren zu können. Und so kommen Sie hin (Achtung: dieser Menüpunkt ist NUR für Supervisor sichtbar):

Beim Klick auf den Menüpunkt öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie als Supervisor einstellen, wie mit den E-Mail-Adressen üblicherweise verfahren werden soll.

  • Standard: kein Versand an Menschen, die nicht explizit dem Empfang von Werbemails zugestimmt haben –> keine Mail geht raus, es wird kein Verteiler für den Supermailer generiert.
  • Dauerhafte Einstellung, Variante 1: Mails gehen nur an Menschen, die dem Empfang explizit zugestimmt haben bzw. an Mitglieder (wenn Sie den Empfang z.B. per Satzung geregelt haben)
  • Dauerhafte Einstellung, Variante 2: Mails gehen an alle, die in der Kundenmaske unter Mailempfang kein rotes Kreuz haben.

Wenn Sie diese Varianten anwählen, dann merkt sich das System die Auswahl. Bei den beiden folgenden Möglichkeiten, ist die Aktion nur vorübergehend.

  • Vorübergehend, Variante 1 und 2: wie Dauerhafte Einstellung, Variante 1 und 2. Es ist eine Entscheidung des Clubs wie Sie es handhaben möchten.
  • Vorübergehend, Variante 3: Versand wirklich an alle (z.B. Jahresrechnungen oder Einladung zur Mitgliederversammlung, wenn rechtlich abgesichert).

Für das Löschen/Anonymisieren von Datenmengen

WICHTIG!
ALLE VORGENOMMENEN AKTIONEN DES LÖSCHENS UND ANONYMISIERENS SIND IRREVERSIBEL! Denn das ist der Sinn des Gesetzes!
Bitte überlegen Sie vorab, was Sinn macht.

Das Löschen/Anonymisieren größerer Datenmengen ist nach einem bestimmten Turnus individuell zu bestimmen. Auch dies geschieht nur mit Supervisor-Rechten. Der Button ist ebenfalls im Menü Personen/Datenschutz zu finden:

Bei Klick auf den Button öffnet sich folgendes Feld:

Hier kann man Kriterien eingeben, um z.B. in einem bestimmten Turnus inaktive Datensätze aus der Datenbank zu löschen. Z.B. Gäste, von denen man weder Handy noch E-Mailadresse hat und die z.B. 3 Jahre nicht mehr vorbeigesehen haben. Diese Aktionen sind irreversibel!

Man muss eine Personengruppe anlegen, die die Kriterien derjenigen Personengruppe erfüllen, die sie löschen wollen. So können Sie einerseits gegenprüfen, ob Sie die richtige Personengruppe ausgewählt haben, oder ob hier noch Änderungen vorgenommen werden müssen.

Funktionen in der PC CADDIE://online APP

ACHTUNG: die Nutzer der App müssen erst zustimmen, dass sie die Dienste weiter nutzen wollen. Diese Abfrage ist seit dem 24.5.2018 der Startbildschirm, bevor man auf Smartphone oder Rechner Buchungen vornehmen kann.

Solange dies nicht angenommen ist, oder die Kunden sich zur Löschung entschieden haben, kann man die Funktionalitäten als Endkunde nicht mehr nutzen. Zudem bekommt der Club eine Fehlermeldung, wenn man aus der Personenmaske heraus neue Passwörter schicken möchte.

Datenschutz-Einstellungen in der App

In der App kann der Kunde unter “Meine Einstellungen” bestimmen, ob sein Name sichtbar ist oder nicht.

Wichtiger Hinweis: Wenn ich die Sichtbarkeit für mich ausgeschlossen habe, dann kann ich die anderen Spielerinnen und Spieler auch nicht sehen!

Funktionen auf Mygolf.de

Jeder, der sich dort registriert hat, kann seine Einstellungen unter http://www.mygolf.de/einstellungen/datenfreigabe.cfm?sq=54705789 verändern. Alle Fragen zu Mygolf beantwortet ausschliesslich der Deutsche Golf Verband e. V. Diese Umfänge werden von PC CADDIE NICHT supportet.

fr/personen/datenschutz/datenschutz.txt · Dernière modification: 2021/04/21 08:03 de me
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