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Créer, modifier, supprimer

Pour entrer, afficher ou modifier des personnes, il y a une fonction d'entrée centrale dans PC CADDIE. PC CADDIE ne différencie en principe pas les membres et les invités; ils sont tous des personnes avec une adresse, un numéro de téléphone, etc. Les membres et les invités peuvent être séparés en fonction de leurs caractéristiques personnelles. L'avantage de ceci est d'avoir une seule interface pour la gestion de toutes les personnes.

Caractéristiques personnelles

Avec la fonction Paramètres/Paramètres du programme/Données-personnelles vous pouvez modifier les fonctionnalités de base du masque des personnes pour répondre à vos besoins. Il s'agit principalement du statut et du membership.

Nous vous expliquerons dans les prochaines sections les catégories que vous pouvez définir dans PC CADDIE. Ensuite nous vous montrerons comment créer de nouvelles personnes.

Genre

Par défaut, les genres suivants sont disponibles dans PC CADDIE :

  • 1 – Homme
  • 2 – Femme
  • 3 – Entreprise, Homme
  • 4 – Entreprise, Femme
  • 5 – Club, Homme
  • 6 – Club, Femme
  • 7 – Fournisseur, Homme
  • 8 – Fournisseur, Femme

Si vous désirez modifier ces possibilités, vous pouvez le faire avec la fonction Paramètres/Paramètres du programme/Données-personnelles :

:!: Veuillez cependant laisser les caractéristiques de genre tels que proposé par PC CADDIE.

En cliquant sur le bouton avec la flèche vers le bas, vous pouvez afficher tous les genres disponibles et ainsi choisir le genre désiré.

TUYAU Vous pouvez également simplement définir le genre en tapant sur le clavier le chiffre correspondant au genre désiré. Ceci ne fonctionne que lorsque le bouton de sélection du genre est activé. Par exemple tapez sur la touche « 2 » pour sélectionner le genre « femme ».

Vous remarquerez que quand vous sélectionnez les choix 3 à 8 (entreprise, club, fournisseur), le masque de la personne se modifie automatiquement. Ces choix ne s'appliquent pas aux personnes seules. Nous reviendrons sur ce thème dans les chapitres suivants.

Age

Habituellement, les classes d'âge suivantes sont disponibles dans PC CADDIE :

  • 1 - Enfant jusqu'à 12 ans
  • 2 - Jeune jusqu'à 18 ans
  • 3 - Junior jusqu'à 21 ans
  • 4 - Adulte (pour les dames jusqu'à 49 ans, pour les hommes jusqu'à 34 ans)
  • 5 - Jeunes seniors (seulement pour les hommes de 35 à 54 ans)
  • 6 - Seniors (dames depuis 50 ans, hommes depuis 55 ans)

:!: Les classes d'âge ne ​​devraient pas être modifiées car elles sont nécessaire pour l'organisation des tournois dans l'intranet. Si vous mettez dans votre club, par exemple, un article de comptabilité particulier pour les membres de moins de 16 ans, vous pouvez ajuster le groupe d'âge, à titre subsidiaire, dans le statut.

Membership

Les différentes possibilités de membership sont également modifiables dans Paramètres/Paramètres du programme/Données-personnelles. Etant donné que chaque club a des statuts différents, il peut être nécessaire de modifier les options prédéfinies.

:!: Seul le membership doit caractériser quel statut fait vraiment d'une personne un membre au sens général, c'est-à-dire par exemple, qu'il doit figurer sur une liste, où un filtre nommé « tous les membres ». Voici une suggestion :

  • 1 – Introduction au golf
  • 2 – Actif (Membre)
  • 3 – Passif (Membre)
  • 4 – Entreprise (Membre)
  • 5 – Membre temporaire (Membre)
  • 6 – Membre en second (Membre)
  • 7 – Membre d'honneur (Membre)
  • 8 – Intéressé

Cette détermination se fait dans la boîte de dialogue suivante en activant l'option « ce statut permet de devenir membre » :

Pour les membres passifs, vous pouvez par exemple définir ici que cette personne soit considérée comme membre dans PC CADDIE, mais qu'elle ne reçoit pas de carte de membre. Par analogie, vous pouvez activer pour les droits de jeu Greenfee les options « Pas de carte de membre de l'association » et « Pas dans l'intranet ».

Statut

Le statut se comporte de la même manière. PC CADDIE définit par défaut les choix suivants :

  • 1 - Personne seule
  • 2 - Partenaire
  • 3 - Jeune
  • 4 - Etudiant/Apprenti
  • 5 - Spécial
  • 6 - Gratuit

Structure générale des caractéristiques personnelles

:!: Utilisez une structure claire et cohérente qui permet de différencier les groupes sur la base des fonctionnalités existantes de PC CADDIE. Demandez-vous : quelles caractéristiques doivent différencier un membre actif d'un membre passif, ou un jeune d'un adulte, une personne seule d'un partenaire ?

:!: Seule une structure simple permet un bon fonctionnement de PC CADDIE et un examen complet des personnes. Pour toute question, le support de PC CADDIE se tient à votre disposition à support@pccaddie.com.

Base de données des personnes

Allez dans le menu Personnes/…créer, modifier, supprimer ou cliquez sur le premier bouton de la barre d'icônes :

Choisir une personne

La fenêtre de sélection de personne s'ouvre, avec laquelle vous pouvez choisir une personne de PC CADDIE.

Code de recherche

Vous pouvez entrer le code de recherche de la personne désirée dans le champ Code de recherche. Avec cela il est possible de sélectionner très rapidement une personne. Le code de recherche se compose des deux premières lettres du nom de famille et des deux premières lettres du prénom. Si vous ne connaissez pas le code de recherche, entrez les trois ou cinq premières lettres du nom de famille. Si vous entrez une virgule après les trois premières lettres, alors tous les noms de la base de données qui commencent par ces trois lettres s'afficheront.

Ici il est possible de “tout” rechercher, comme par exemple un numéro de membre, un numéro de téléphone, un numéro de facture ou une adresse e-mail.

Lorsque vous cliquez OK, la liste défilera jusqu'à la position correspondante. Vous pouvez ensuite naviguer dans la liste avec les boutons haut et bas.

Si vous appuyez sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvrira :

Vous pouvez également rechercher une personne en fonction de son nom. Cliquez sur OK ou entrée pour confirmer la sélection, la personne recherchée sera sélectionnée.

Cliquez sur Nouveau (F9) pour créer une nouvelle personne. Avec Modifier vous pouvez modifier la personne choisie, même si vous ne l'avez pas sélectionnée avec Personnes/…créer, modifier, supprimer. Vous pouvez supprimer une personne avec le bouton Supprimer; une fenêtre de confirmation s'ouvrira pour confirmer la suppression. Le bouton Filtre (F12) à côté du champ de code de recherche permet de choisir si vous souhaitez rechercher parmi toutes les personnes, seulement les membres, seulement les invités, ou tout autre groupe de personnes défini.

Nous vous montrerons les nombreuses possibilités du filtre dans un autre chapitre. Sélectionnez Recherchez pour rechercher une personne en fonction de son nom ou de son prénom.

Fenêtre des caractéristiques personnelles pour une personne seule

Pour créer une nouvelle personne cliquez sur Nouveau (F9). Commencez de préférence avec le père de famille ou le chef de famille. La fenêtre suivante s'ouvre :

Nom

Code de recherche : Vous devriez laisser le code de recherche sur Nouveau ; PC CADDIE le définira lui-même. Pour cela, PC CADDIE crée le code de recherche avec les deux premières lettres du nom de famille suivi des deux premières lettres du prénom.

TUYAU Un exemple :

Anita Sonnenschein = soan. Ce code est donné de manière unique par PC CADDIE ; personne ne peut recevoir le même code de recherche qu'une personne existante. Il se peut bien sûr que deux personnes devraient avoir le même code de recherche, dans ce cas PC CADDIE remplacera la dernière lettre par un chiffre.

Anna Sonderbar sera « soa1 » et Anton Sonett sera « soa2 ».

Si par la suite vous voulez rechercher « Anna Sonderbar », vous pouvez simplement entrer « soan » ; PC CADDIE affichera toutes les personnes qui ont ou auraient dû avoir ce code. Ensuite vous choisirez la personne souhaitée.

:!: Exception : Benedikt Schmedding = smbe ; toutes les personnes dont le nom de famille commence par « Sch » ont leur code de recherche qui se compose de « s » puis de la quatrième lettre du nom de famille et ensuite des deux premières lettres du prénom.

Numéro

Le numéro sera également défini automatiquement par PC CADDIE. Seuls les six derniers chiffres du numéro composent le numéro de membre de votre club. Les trois premiers chiffres sont définis à partir du code du pays (041 pour la Suisse, 049 pour l'Allemagne, 043 pour l'Autriche et ainsi de suite), les quatre chiffres suivants sont définis par le numéro de club ASG. Finalement viennent les six chiffres du numéro de membre. Ce numéro de membre sera défini automatiquement par PC CADDIE.

:!: Si vous souhaitez définir un numéro de membre, demandez-le au support de PC CADDIE.

Titre, nom et salutations

Seuls les titres académiques, comme « Dr » doivent figurer dans le champ de titre, les titres comme « Monsieur » et « Madame » n'ont pas besoin d'être indiqués car ils seront automatiquement définis et ce ne sont pas des titres académiques.

:!: Avec la fonction Paramètres/Paramètres du programme/Paramètres généraux dans l'onglet Tournois vous pouvez indiquer si vous voulez que les titres académiques soient imprimés dans les listes des compétitions. Allgemeine Einstellungen

Seulement en cas d'exception, lorsque cela est nécessaire, vous pouvez, avec le bouton Salutations, indiquer si la personne doit recevoir des salutations spéciales (comme « Baron », « très cher Baron », etc.) Vous pouvez entrer nom et prénom dans les champs appropriés(Nom et Prénom).

:!: Si vous désirez envoyer une lettre avec Chère Maria, vous pouvez également l'indiquer dans le champ des salutations :

Les particularités de certains noms de famille , comme par exemple « de » peuvent se trouver soit avant le nom de famille ou après le prénom. Ils seront détectés par PC CADDIE et correctement traités. La principale différence sera que la personne sera triée sous « D » lorsque la particularité sera mise avant le nom de famille.

Pour les noms composés il y a la différence suivante : si vous séparez les noms par un trait d'union, le nom sera toujours imprimé en entier. Si vous les séparez par un trait d'union entouré de deux espaces ( - ) le nom complet sera utilisé pour les adresses, mais seul le premier nom sera utilisé, par exemple, dans les listes de tournois.

TUYAU Vous pouvez sauter directement au prochain champ en utilisant la touche Tab du clavier.

Données personnelles - fenêtre d'entrée – plus de détails

Les autres champs d'entrée du masque sont divisés en six groupes : caractéristiques, adresse, 2ème adresse, Banque, Infos, Memo.

Caractéristiques

Exact HCP

Chez les membres, l'exact HCP est un nombre à donner avec une virgule. Au lieu d'un nombre, il est également possible d'avoir « AP » pour l'autorisation de parcours (ou « PR » en allemand).

L'exact HCP des invités sera recherché dans l'intranet. Vous trouverez plus d'informations sur l'intranet ici : dgvmitinternetverbinden.

:!: Attention, il y a encore la possibilité d'inscrire « PRO » pour les professionnels. Il sera toujours compté comme 0.

HCP-Spécial

En appuyant sur le bouton HCP-Spécial, la fenêtre de l'historique du handicap apparaîtra :

Vous voyez alors l'historique du handicap du membre ou alors les résultats des tournois pour les invités. Vous trouverez plus d'informations sur les handicaps ici : handicaps.

Club d'affiliation

Dans le champ du club d'affiliation vous pouvez donner soit le numéro du club, si vous le connaissez déjà, ou alors simplement le début du nom du club. Cela fonctionne dès quatre lettres. Pour le Golfclub Schwarze-Heide Bottrop-Kirchhellen e.V. vous pouvez entrer par exemple « schw », « heid », « bott » ou « kirc », dans tous les cas le club sera trouvé. S'il y a plusieurs clubs avec la même abbréviation, PC CADDIE demandera de quel club il s'agit. Avec « schw », « Schwöbber » sera également trouvé.

Si nécessaire, cliquez simplement sur le bouton liste, vous pourrez choisir le club dans la liste. Avec le bouton vous pouvez directement modifier le club sélectionné. Vous pouvez corriger le nom ou rechercher l'adresse.

:!: Pour les membres, entrez le nom du premier club d'affiliation. Dès qu'un club est inscrit ici, les résultats des tournois seront automatiquement envoyés à ce club par l'intranet. Si vous gérez les données de ce membre, vous pouvez laisser ce champ vide.

Vous pouvez créer un nouveau club par importation. Pour cela, ouvrez la fenêtre suivante par Paramètres / Connexion sur l'intranet et cliquez sur le bouton Demander les informations du club :

Vous pouvez ensuite sélectionner les pays dans lesquels les clubs dont vous voulez les informations se situent :

Confirmez avec OK et démarrez la recherche intranet. PC CADDIE chargera les nouvelles informations des clubs pour vous. Vous trouverez plus d'informations sur ceci ici : clubinformationen_abfragen.

Une autre possibilité de créer de nouveaux clubs est d'utiliser Paramètres/Clubs et parcours. Avec le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouveau club. Vous trouverez plus d'informations sur l'ajout de nouveaux clubs et parcours ici : Clubs und Plätze.

ID dans le club d'affiliation

L'ID dans le club d'affiliation sera prise automatiquement avec une vérification intranet. Le numéro d'identification sert, avec le numéro de club, à la vérification du handicap dans l'intranet.

Caractéristiques personnelles

Sur la base des quatre identificateurs (à commencer par le sexe), vous pouvez classer exactement la personne. Les différentes possibilités peuvent être modifiées avec la fonction Paramètres/Paramètres du programme/Caractéristiques personnelles pour répondre à vos besoins. En cliquant sur le bouton, une liste s'affichera avec toutes les possibilités.

Extra-Info

Vous pouvez configurer vous-même les champs dans cette fenêtre, vous trouverez plus d'informations à ce propos ici : Zusatz-Infos.

Pour en savoir plus sur les Champs supplémentaires des personnes allez ici : Personen-Zusatzfelder.

Droit de jeu et licence ASG

Vous trouverez plus d'informations sur les droits de jeu ici : Personen-Zusatzfelder.

Date de naissance

Vous avez la possibilité d'inscrire dans ce champ la date de naissance de la personne. Si vous remplissez ce champ, la classe d'âge sera automatiquement choisie.

:!: La date de naissance des invités sera chargée par le système depuis l'intranet.

Entrée

Dans la date d'entrée apparait normalement la date à laquelle la personne a été ajoutée à PC CADDIE. Vous pouvez également modifier la date manuellement, en cliquant dans le champ avec la souris et ensuite en entrant la date désirée (format : jj.mm.aa, jjmmaa ou simplement jj s'il s'agit du mois courant).

Sortie

Vous pouvez entrer dans ce champ la date de sortie désirée de la même manière que pour la date d'entrée. Ne supprimez pas les membres et les personnes intéressées. Après avoir entré la date et appuyé sur le bouton Sauvegarder (F11) la fenêtre de dialogue suivante s'ouvre :

Avec supprimer le regroupement familial vous pouvez choisir si par exemple un couple marié s'est séparé, laissant un partenaire seul au club. Cette famille n'existe plus. Par exemple, si un enfant sort, il restera dans la famille si vous décochez la case. Vous pouvez lier la personne laissée seule avec un nouveau partenaire, pour cela entrez le raccourci de la nouvelle personne. Si vous laissez ce champ vide, aucun partenaire ne sera lié à cette personne. Activez l'option désirée et quittez le dialogue avec le bouton OK ou avec la touche entrée. Si la personne est décédée, activez l'option Mettre « décédé » devant le nom. PC CADDIE mettra « décédé » devant le nom de la personne :

:!: Si par exemple un membre ne vous rejoint que de septembre à décembre, vous pouvez déjà entrer la date de sortie pour la fin de l'année. PC CADDIE affichera la personne comme membre jusqu'au 31.12. et comme invité depuis 01.01.

Adresse

Cliquez maintenant avec la souris sur l'onglet Adresse ou appuyez sur la touche Page down du clavier .

La moitié inférieure du masque d'entrée commute vers l'onglet Adresse :

Dans les champs interlocuteur et statut familial vous pouvez entrer d'autres membres de la famille. Dans le champ fonction au club vous pouvez indiquer ce qui doit figurer sur la carte ASG. Ce champ sera utilisé lors de la commande des cartes (par exemple président).

Rue, NPA et villes devraient être clairs. Veuillez prêter attention au fait que PC CADDIE tente de remplir le nom de la ville ainsi que l'indicatif après l'introduction du NPA et sauter directement dans le champ du numéro de téléphone. Pour le numéro de téléphone, vous devez séparer l'indicatif et le numéro avec un slash « / ». L'indicatif international doit être séparé par un tiret (« / »), par exemple : 021/4028697, +41-21/4028697. Si vous voulez indiquer les numéros de téléphone ou de fax professionnels, faites-le dans la 2ème adresse. Le champ est également assez grand pour contenir un deuxième numéro de téléphone (mobile privé, fax).

TUYAU PC CADDIE offre la possibilité de formater les numéros de téléphone selon un schéma unique. Pour cela, ouvrez la fenêtre suivante en allant dans le menu Paramètres/Paramètres du programme/Paramètres généraux :

Cliquez sur le bouton Définir le formatage des numéros de téléphone et la fenêtre suivante apparaît :

Vous pouvez décider ici quel format doit utiliser PC CADDIE pour enregistrer les numéros de téléphone.

:!: Si vous séparez le numéro direct du numéro de téléphone avec un tiret, PC CADDIE utilisera automatiquement le numéro de téléphone lors de l'ajout d'un numéro de fax, il n'y aura plus qu'à ajouter le numéro direct du fax.

Distance

Pour que vous puissiez voir la distance (à vol d'oiseau) entre votre club et l'adresse postale d'un membre, il est nécessaire de charger les géodonnées dans PC CADDIE depuis internet. Vous trouvez la marche à suivre pour charger les coordonnées des adresse ici : Geodaten laden

Afficher les distances

Pour voir la distance entre votre club et l'endroit où un membre de votre club habite, cliquez sur l'icône à droite du champ de la ville dans le masque de la personne :

Dans la fenêtre suivante vous verrez l'adresse du membre, l'adresse de référence ainsi que les coordonnées. Le champ « Distance » mentionne la distance kilométrique (à vol d'oiseau).

Afficher l'adresse sur une carte

Pour que vous puissez voir réellement où l'adresse cible se trouve, vous pouvez l'afficher sur une carte.

Cliquez sur le bouton « Coordonnées de l'adresse » au bas de la fenêtre :

et une carte dans maps.search.ch s'ouvre, dans laquelle vous pouvez voir l'adresse :

Imprimer une liste des membres avec les distances

Pour pouvoir imprimer la liste des membres avec leurs distances respectives, créez une nouvelle mise en page dans PC CADDIE comme suit :

Ouvrez la fenêtre de mise en page dans Personnes/Liste de personnes et créez une nouvelle mise en page contenant le champ <DISTANCE> :

Sur Imprimer choisissez la liste des personnes qui doit être imprimée avec les distances :

Imprimer une liste d'invités avec les distances

Pour voir en un clin d’œil de quelle distance viennent vos invités, vous pouvez dans Personnes/Liste de personnes créer une nouvelle mise en page qui contient le champ « <DISTANCE> » ainsi que le champ « <ODISTANCE> ».

Pendant la sélection, choisissez également d'afficher la distance entre votre adresse de référence et l'adresse de référence du club de l'invité si vous n'avez l'adresse de la personne.

« <DISTANCE> » affiche la distance entre votre club et l'adresse de domicile de l'invité et « <ODISTANCE> » entre votre club et le club dont fait partie l'invité.

Recherche dans une plage de distances

Avec les géodonnées chargées, il est également possible de rechercher des personnes dans un certain rayon. Pour ce faire, vous filtrez, comme dans la fenêtre suivante, les invités avec un domicile dans un rayon de 200 km.:

Carte des membres

Il est également possible d'afficher une carte avec l'adresse de domicile de tous les membres. Commencez par aller sur Personnes/Exporter les adresses pour exporter les adresses de tous les membres et cliquez ensuite sur le bouton Exporter. Cliquez ensuite sur le bouton Carte.

Il s'ouvre automatiquement une carte Google Maps. Sur cette carte sont affichés tous les membres avec une marque :

2ème adresse

Voyons maintenant la deuxième adresse. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet 2ème adresse comme sur l'image ci-dessous :

La majorité des champs sont explicites. Les choses importantes sont les suivantes : cochez la case « Imprimer » quand le champ Profession / Département doit être imprimé avec l'adresse. Quand la case « Pour lettre » n'est pas cochée, ce champ sera également incorporé à la première adresse. Vous pouvez également utiliser ce champs pour des notes, comme « Personnel ».

Activez la case « Pour lettre » quand le courrier doit être envoyé à cette adresse. Dans le cas contraire, le courrier sera envoyé à la première adresse. Cochez la case « Pour facture » quand les factures doivent être envoyées à cette adresse.

:!: Utilisez l'onglet 2ème adresse pour inscrire l'adresse professionnelle ou l'adresse de vacances d'un membre.

Banque

Le champ « Titulaire du compte » doit rester vide si la personne titulaire du compte est la même que celle que vous êtes en train de modifier. Sinon vous pouvez entrer dans ce champ la personne réellement titulaire du compte. Si vous connaissez le numéro de clearing de la banque, commencez par introduire ce code dans le champ BLZ/BIC (Bank Identifier Code). PC CADDIE saute par défaut dans ce champ. Si vous allez au prochain champ avec la touche Tab, PC CADDIE vérifiera le code bancaire. Si la banque est connue, PC CADDIE ira directement dans le champ Numéro de compte/IBAN (International Bank Account Number), sinon il vous demandera le nom de la banque.

:!: Lors de l'introduction du numéro IBAN, la validité des chiffres de contrôle sera vérifiée, pour que les comptes bancaires plus long soient également valides. Vous avez juste besoin de saisir l'IBAN au lieu du compte bancaire habituel. Cette approche est idéale pour les compte bancaire étrangers.

Pour les champs suivants vous pouvez choisir entre Einzugsermächtigung et Abbuchungsauftrag et le noter pour chaque personne concernée. Le « Abbuchungsauftrag » offre au bénéficiaire une grande sécurité, car il sait après quelques jours que le paiement reste sur son compte,et qu'il ne reparte en raison du délai d'opposition de 6 semaines. Ce choix doit bien entendu correspondre à vos contrats avec la banque et votre client. Pour le « Einzugsermächtigung », vous pouvez choisir si vous en voulez un pour tout le domaine ou seulement pour ceux choisis.

Dans ce cadre, la modalité de paiement peut également varier. Vous avez le choix entre quatre possibilités : Paiement « mensuel », « trimestriel », « semestriel » et « annuel ». Ce choix peut être indiqué dans le barème. Si rien n'est indiqué, le paiement annuel est automatiquement choisi.

Pour la mise en page des listes de personnes, il y a le champ <ZAHLWEISE> afin que vous puissiez imprimer une liste avec les modalités de payement.

Si la facture d'un membre doit être payée par carte de crédit, remplissez simplement les champs Carte de crédit, Titulaire de la carte, Numéro de la carte, Date d'expiration et Code de vérification.

Infos

Vous pouvez configurer les champs dans cette fenêtre vous-même. Plus d'informations : Zusatz-Infos

Mémo

Entrez ici des informations supplémentaires sur la personne. Dès que le champ contient quelque chose, l'onglet « Mémo » s'affiche en rouge. Avec une mise en page spécifique, le champ Mémo peut aussi être imprimé.

Le champ « Mémo » est le prédécesseur du module CRM\DMS de PC CADDIE.

Sauvegarder

Après avoir entré toutes les informations sur la personne, cliquez sur le bouton enregistrer.

La fenêtre de dialogue suivante s'ouvre si vous venez de créer un nouveau membre :

Ici vous avez la possibilité de saisir des frais d'admission, et pour terminer, vous fermez la fenêtre avec « OK ».

Si vous avez activé la fonction Paramètres/Paramètres du prgramme/Paramètres généraux qui donne un numéro de membre aux nouveaux membres…

… apparait après le clic sur le bouton Sauvegarder la fenêtre suivante qui propose le prochain numéro de membre disponible.

Boutons spéciaux dans la fenêtre d'entrée des caractéristiques personnelles

  1. Le bouton Tournoi vous montre à quels tournois la personne est inscrite :

    Vous pouvez inscrire une personne à un tournoi avec « Choisir un tournoi (F4) ». Viennent ensuite la zone de données considérée et la suppression de la personne d'un tournoi.
  2. Avec Caisse vous allez directement à la section de la caisse où vous pouvez réserver pour la personne.
  3. Avec un clic sur le bouton Timetable PC CADDIE cherchera dans tous les enregistrements les entrées concernant cette personne.
  4. Avec le bouton Intranet PC CADDIE compare les données de la personne avec celles de l'ASG et les actualisera, y compris le handicap :

Pour les membres, la fenêtre de dialogue suivante apparaitra :

:!: Pour les membres dont le handicap est géré par un autre club, vous pouvez demander les données avec le bouton .

Pour les invités, la fenêtre de dialogue suivante apparaitra :

Confirmez l'acquisition des données avec OK.

Si vous fermez la fenêtre avec « Annuler » parce que les données ne correspondent pas, la fenêtre de dialogue suivante apparaitra :

Si vous êtes sûr que le handicap est correct, choisissez la première option.

Si vous n'êtes pas sûr, cliquez sur le bouton Non, annuler.

Les joueurs dont le handicap a été modifié suite au contrôle apparaissent en jaune dans la liste, alors que ceux qui n'ont pas été modifié s'affichent en vert.

:!: Si un invité ne peut pas être trouvé dans l'intranet, la fenêtre d'erreur suivante s'affiche :

Ce bouton n'est visible que pour les clients qui travaillent avec le système de carte et affiche les informations de la carte :

Ce bouton permet de verrouiller une carte pour une personne sélectionnée.

Pour le système hors-ligne, peuvent être commandé ici une carte de blocage, une carte de déblocage ou une carte d'administration.

Vous trouverez plus d'informations sur le système de carte ici :

kartensystem

Boutons généraux dans la fenêtre d'entrée des caractéristiques personnelles

Voici encore une brève explication des boutons qui se trouvent dans la partie droite de la fenêtre d'entrée. Par principe, ces boutons remplissent la même fonction dans toutes les fenêtres de dialogue :

Le bouton du milieu sert à sélectionner une personne. Vous pouvez également accéder à cette fonction avec la touche F9. Vous pouvez avancer dans la liste avec « » ou F3 et revenir en arrière avec « » ou F4.

Avec « Filtrer » (F12), la liste des personnes affichées peut être réduite à un groupe de personnes. Vous pouvez ainsi ne parcourir que les membres, par exemple.

Permet de créer une nouvelle entrée (combinaison de touches : alt + n)

Modifier (F11) ou Sauvegarder : les champs sont d'abord protégés contre les modifications et sont reconnaissable dans ce cas à la couleur grise. Cliquez sur Modifier pour les modifier et sur Sauvegarder pour les protéger à nouveau.

Supprime une personne (seulement quand tous les comptes sont vides, également avec la touche F5)

Copie les champs de la personne (par exemple pour un membre de la famille, également avec la touche F6)

Permet d'accéder au compte de recettes de la personne, également avec alt + U

Permet d'imprimer les données, des greenfee, etc. Fonctionne également avec la touche F8.

Exporte les données dans un traitement de texte (par exemple pour une lettre écrite avec Word pour Windows ou OpenOffice).

Envoyer des PC CADDIE://online WebSMS à la personne.

Permet d'enregistrer la personne dans PC CADDIE://online ou de lui envoyer un nouveau mot de passe.

Termine la fenêtre d'entrée et sauvegarde automatiquement. Également possible avec la touche esc., mais dans ce cas une confirmation sera demandée. Si vous choisissez « Non », vous pourrez revenir à la fenêtre d'entrée.

Créer d'autres membres d'une famille

Nous allons maintenant vous montrer comment d'autres membres d'une famille peuvent être créés. Cliquez pour commencer sur le bouton « Nouveau » et donnez le prénom d'un membre de la famille (par exemple l'épouse). Si le nom du mari diffère, vous devez également entrer le nom de famille. Si le nom du mari est identique, vous ne devez pas l'entrer à nouveau. Ensuite cliquez sur « Copier (F6) » ou tapez sur la touche F6 :

Il vous sera alors demandé de qui les informations doivent être copiées. Choisissez la personne qui a été modifiée en dernier, dans notre cas le mari. Si cela est correct, confirmez avec le bouton OK ou tapez sur la touche entrée. Si vous voulez copier les données d'une autre personne, entrez le code de recherche ou sélectionnez la bonne personne dans la liste de sélection. Les données comme le nom, le statut, l'adresse seront reprises du mari. Le statut, le sexe, le handicap ainsi que la date de naissance doivent encore être vérifiés manuellement.

Contact dans la famille

Il est également important de remplir le champ interlocuteur dans l'onglet Adresse :

Ici le champ est rempli automatiquement pour l'épouse avec le nom du mari. Les personnes peuvent donc avoir un interlocuteur avec l'ajout d'un raccourci de recherche. Il est possible pour le programme de considérer les personnes qui ont le même interlocuteur comme membre d'une famille. Vous devez encore modifier le statut familial sur « 2–Partenaire ».

:!: L'interlocuteur lui-même doit avoir cette case vide. Il sera quand-même considéré comme membre de la famille. Vous devriez avoir comme règle que le mari soit l'interlocuteur de son épouse, également pour les couples non mariés ! Cette procédure est d'une grande importance, car elle permet, par exemple, d'avoir un seul compte de gestion des contributions pour la famille et d'imprimer sur demande une seule étiquette avec l'adresse pour des lettres d'information. Vous pouvez également faire appel à la fenêtre de recherche de personne en appuyant sur la touche F2 lorsque le champ interlocuteur est sélectionné.

Avec le bouton « Famille » vous pouvez afficher une liste des membres de la famille, pour la voir en un clin d’œil. Vous pouvez sélectionner directement un membre de la famille depuis cette liste.

Statut familial

Le statut familial doit ensuite être déterminé. Ce n'est pas seulement par souci de clarté, il permet de faire savoir à l'ordinateur si deux personnes sont mari et femme ou ont un autre lien familial (par exemple père et fille). Le statut 4-Inscrire en plus a une importance particulière. Un membre de la famille avec ce statut aura un bulletin d'information et des étiquettes pour la correspondance en plus à la famille, les factures ne seront cependant envoyées qu'une seule fois à la famille. Le statut 5-Facture séparée a l'effet inverse. Les membres avec ce statut recevront ensemble leur correspondance, mais ils auront des factures séparées. Ceci est important pour les couples avec la gestion des comptes séparée.

:!: En cas d'éclatement de la famille (à cause d'un divorce ou un changement de club des petits enfants), veillez à toujours les séparer financièrement en premier, puis de retirer le regroupement familial ensuite, sinon les comptes de recettes ne pourront pas être ajustés correctement.

Créer des membres en second

Pour créer un nouveau membre en second, ouvrez le menu Personnes/…créer, modifier, supprimer puis sélectionnez la personne désirée :

Entrez maintenant dans le champ du club d'affiliation le club responsable de la gestion du handicap. Le numéro de membre à côté du raccourci de recherche reste inchangé. Cliquez sur le bouton intranet. PC CADDIE recherchera les données la personne sur Swissgolfnetwork.

Confirmez avec OK. PC CADDIE écrira le numéro de membre dans le masque de la personne. Pour que cette personne soit reconnue comme membre, vous devez spécifier sous membership le statut approprié.

Vérifier le Handicap et le verouiller pour une période donnée

Le bouton à droite du handicap des invités et des membres en second (pour lesquels le handicap est vérifié dans l'intranet) se nomme HCP-spécial et non plus résumé. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à l'option Ne plus vérifier le handicap jusqu'à la date ci-dessus pour désactiver la vérification du handicap.

:!: Si vous avez une semaine de compétitions avec des tournois journaliers, il peut se produire que les mises à jour du handicap du club d'affiliation ne soient pas à jour. Vous pouvez donc décider de ne plus vérifier le handicap jusqu'à la fin de la semaine. Après cette période, la vérification du handicap sera de nouveau activée.

Evidemment, il n'y aura plus de point d'interrogation affiché. Cette option est très rapide à utiliser en sélectionnant en premier champ Hcp (F7), puis en appuyant ensuite sur F6, et ensuite sur entrée. Vous ne devez pas modifier la date. Si elle est passée, PC CADDIE la modifie pour activer l'option automatiquement sur le jour suivant.

Créer des entreprises et des clubs

Cliquez sur Nouveau (F9) pour ouvrir le masque d'une nouvelle personne. Choisissez maintenant sous Genre une valeur entre 3 et 8. Dans notre exemple, nous choisissons 3 – Entreprise, Homme. Le masque se modifie automatiquement :

Entrez maintenant le nom de l'entreprise. La fonction d'interlocuteur pour une entreprise membre a une importance particulière. Inscrivez à tous les joueurs de cette entreprise l'entreprise comme interlocuteur. Vous pouvez ainsi voir en un clin d'œil le nombre de joueurs de cette entreprise. Les contributions annuelles ainsi que les autres transactions sont mentionnées individuellement pour chaque joueur et inclus dans la facture globale à l'entreprise. Vous pouvez également donner le département ou la position de la personne. Tous les autres champs sont les mêmes que pour une personne individuelle.

TUYAU : Si vous entrez par exemple Hotel:Sonnenschein, le raccourci de recherche de l'hôtel sera « son… » et non « Hotel ».

Copier les données personnelles d'une signature électronique

Les données personnelles peuvent également être facilement copiées d'une signature (d'un site Web ou d'un e-mail) dans le masque de personne PC CADDIE. Pour cela, l'empreinte ou la signature doit être marquée et copiée avec le bouton droit de la souris :

Veuillez ouvrir ensuite une nouvelle personne dans PC CADDIE et transmettre les données copiées avec la combinaison de touches Ctrl + Maj + v :

Le journal de bord suivant s'ouvre :

Sur la gauche sont les données copiées. Afin de simplifier la vue d'ensemble, les informations déjà entrées dans le masque de droite sont surlignées en vert. Dans notre exemple, le pays est manquant. Pour compléter ou corriger les informations, veuillez faire un double-cliquez sur la ligne, corriger la saisie et confirmer avec OK.

Si une entrée n'a pas du tout été attribuée, veuillez cliquer sur la ligne correspondante à gauche, marquer la destination de l'entrée à droite et ajouter les informations via le bouton “Assigner” en conséquence. Les détails mal attribués peuvent être directement supprimés en double-cliquant à droite.

Dès que tous les détails ont été saisis complètement, vous pouvez confirmer le transfert des données avec OK. Toutes les lignes activées avec une coche sont acceptées dans PC CADDIE. Si une entrée ne doit pas être transférée, veuillez supprimer la coche correspondante en un seul clic. Dans PC CADDIE, seul le sexe de la personne doit être spécifié et la personne sera sauvegardée.

fr/personen/neuerfassen/neuerfassen.txt · Dernière modification: 2019/03/04 20:05 de traduire
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