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E-Mail

Ce module vous permet d'envoyer des emails directement depuis PC CADDIE. Ces e-mails peuvent être des factures, des lettres AHR et bien d'autres choses encore.

Obtenez une licence par PC CADDIE pour ce module. Vous pouvez la demander sur support@pccaddie.com. Dès que vous obtiendrez la licence du module, vous trouverez dans le menu “E-MAIL” dans PC CADDIE sous Personnes/E-mail.

Paramètres généraux

Vous pouvez accéder aux paramètres généraux via Personnes/E-mail.

Avant tout, vous verrez la liste de boite d'envoi et vous pourrez cliquer sur le bouton Configuration en bas, à gauche de votre fenêtre.

Remplissez les champs:

  • Nom réel - c'est le nom de l'expéditeur et cela sera affiché chez le bénéficiaire.
  • POP 3 - cela n'a pas de fonction pour le moment, laissez le vide ( ce sera pour les boites e-mail directes avec PC CADDIE)
  • SMPT - La donnée soulignée en rouge doit être complétée- demandez à votre administrateur la donnée appropriée.

Les adresses E-mail:

  • De - quelle est adresse de l'expéditeur qui devrait être utilisée? ?
  • Répondre à - Cette adresse est utilisée pour les réponses reçues à vos e-mails.

:!: Test à:

  • Lorsque vous vérifiez cette boite et que vous entrez une adresse e-mail pour un mail test, SEUL un E-MAIL TEST sera envoyé à cette adresse, si vous créez un document, pas exemple, une facture pour une personne spécifique. La disposition de la facture- qui sera expliquée plus tard- doit être appropriée.

Envoyer via:

  • Directement au serveur SMTP - c'est le paramètre standard usuel.
  • Utiliser le service à un serveur SMTP - une installation sur votre serveur est requise- dans le cas où vous auriez des questions, contactez notre support: support@pccaddie.com

:!: Veuillez confirmer avec OK après avoir rempli les champs.

Modèles

Chaque modèle peut être crée dans la configuration. Quelques un des modèles sont pré-définis, mais ils peuvent être personnalisés.

(1) Nouveau

  • (1) Le nom du nouveau modèle - vous ne pouvez pas avoir deux modèles avec le même nom;
  • (2) Le modèle qui devrait être utilisé comme une référence;
  • (3) Le groupe sur lequel le nouveau modèle appartient. Un nouveau groupe peut être ajouté avant d'entrer les noms.

(2) Éditer

Ouvrez une fenêtre pour éditer le modèle sélectionné.

(3) Effacer

Effacez le modèle sélectionné. :!: Attention, un modèle effacé ne peut être restauré !

(4) Re-nommer

Renommer les modèles sélectionnés.

Éditer les modèles

Information Générale

  • (1) Bénéficiaire: Peut aussi être un champ, comme dans l'exemple ci-dessus;
  • (2) Copie carbone des bénéficiaires ;
  • (3) copie carbone invisible;
  • (4) Expéditeur;
  • (5) Répondre à : l'adresse e-mail où la réponse devrait être envoyé;
  • (6) Sujet: aussi clair qu'explicite que possible;
  • (7) HTML: éditer le HTML dans l'éditeur;
  • (8) Aperçu: ouvrez l'e-mail dans le navigateur comme un HTML;
  • (9) Champs: montrez la liste des champs des personnes;
  • (10) Format: montrer la liste des formats possibles;
  • (11) Gras: Mettez en gras le texte sélectionné;
  • (12) Italique: écrivez le texte sélectionné en italique;
  • (13) Souligner: souligner le texte sélectionné;
  • (14) Titre 1: sélectionnez le texte sélectionné pour un titre;
  • (15) Sur-brillance: Mettez en sur-brillance le texte sélectionné;
  • (16) Foncer: Noircissez le texte sélectionné;
  • (17) Vert: Mettez de la couleur verte sur le texte sélectionné;
  • (18) Orange: Mettez une couleur orange autour du texte sélectionné;
  • (19) Code: Montrez le texte sélectionné comme une code;
  • (TX) Le texte de l'e-mail.

Pied de page

  • (1) Le modèle qui va servir de référence pour le pied de page et pour le HTML. Vous n'avez pas à faire plus attention à ces deux aspects après avoir sélectionner les modèles.
  • (TX) Le texte des pieds de page. Le texte sera inclus dans l'e-mail si vous utilisez la commande <MAINTEXT.>.

HTML

L'e-mail HTML. Vous pouvez le laisser vide si l'email ne sera pas envoyé en HTML. Le texte sera inclus dans l'e-mail si vous utilisez la commande <MAINTEXT.>.

Pièce jointe

  • (1) Pièce jointe: chemin pour les pièces jointes. Utilisez la commande <FILE01.> pour générer automatiquement les pièces jointes (par exemple, pour les factures);
  • (2) Étiquette: le nom de la pièce jointe au moment où vous l'envoyer. Il peut aussi contenir des champs;
  • (3) Sauvegarder: sauvegarder la pièce jointe ou effacer le après avoir envoyer le message?

Options

  • (1) Devrait être vérifié si quelque chose est en pièce jointe;
  • (2) Optionnel;
  • (3) Montrez les e-mails une dernière fois avant de les envoyer. Vous pouvez aussi annuler les factures, par exemple.
  • (4) Date: Envoyez l'e-mail à une date/ horaire spécifique.

Modèles pré-définis

FACTURES

Plus d'information sur les factures sont disponibles ici.

Pièce jointe pour facture

  1. Ici, on vous propose automatiquement d'utiliser le format PDF pour les factures et de donner un nom approprié pour le PDF contant un numéro de facture.
  2. Sauvegarder automatiquement les sauvegardes de la facture PDF dans le document dans le système de gestion des documents de personnes (CRM/DMS), à condition que vous ayez la licence pour ce module. Plus d'informations sur le sujet ici.
  3. Vous pouvez ajouter ici une pièce jointe supplémentaire, par exemple, pour les Termes et Conditions Générales.
  4. Décochez la case sauvegarde si vous ne voulez pas sauvegarder les Termes et Conditions Générales (3) pour tout le monde.

Tester les e-mails et les modèles de facture

Si vous avez régler la case cochée dans Paramètres Généraux pour Test à et avez entré une adresse e-mail qui devrait recevoir le test e-mail avec une facture PDF, vous devez maintenant allez sur le compte de la personne ( peut-être le votre? ) dans un compte comme celui du CLUB pour vérifier.

Préparez un produit d'article pour des factures imprimés ( après avoir tester, vous pouvez reprendre la facture comme habituellement et effacer l'article). Sur la droite, continuez avec Impression.

Ensuite, vous pouvez voir le texte qui va être noté dans la facture en appuyant sur Éditer et vérifier ce qu'il manque pour votre modèle de facture:

  • Ce type de commande est réellement important. C'est ce qu'on appelle le fichier PGE fournie pour les facture pour les imprimer en papier lettre. Dans le cas où vous imprimerez votre facture sur un papier lettre, vous laissez PC CADDIE créer un fichier PGE pour vous.
  • Sans la commande, il n'y a pas de facture via e-mail.

:!: Cela n'a pas d'importance où se trouve la commande, ce qui compte c'est qu'elle y soit!

La commande <BANKVERBINDUNG> imprime le IBAN sécurisé en xxxxxxx lorsque la facture est envoyé par e-mail pour prévenir et empêcher les cyber-crimes.

Si vous heureux avec votre modèle, sauvegarder le sous un nom approprié comme Facture par email.

Maintenant testez-le ! Imprimer la facture :!:

:!: Si le test était concluant, vous trouverez une nouvelle entrée dans votre liste de mail sous E-mail de personnes et aussi le test e-mail dans la boite de réception de l'adresse email entrée précédemment dans le champs Test à.

:!: N'oubliez pas de récupérer votre facture depuis le compte de votre test;-)

Envoyer une facture individuelle

Lorsque vous avez décocher le Test Actif vous pouvez démarrer l'envoi des factures individuelles directement depuis le compte du client en utilisant le modèle approprié pour les factures. Dans le cas où il n'y a pas d'adresse e-mail sauvegardés, PC CADDIE vous la demandera lorsque vous imprimerez la facture.

Si vous décidez d'imprimer la facture pour l'envoyer par la poste, soyez sûr de passer un modèle de facture sans la commande <SENDMAIL:INVOICE>.

Envoyez des factures multiples

Commencez la facture en série à imprimer comme vous le faites habituellement via Comptes/Factures. Soyez sûr d'avoir activer Facture via e-Mail avec la commande <SENDMAIL:INVOICE> dans modèle de facture.

Vous n'avez pas besoin d'un filtre spécial pour personne. Quand vous envoyer les factures par e-mail, les factures seront crées automatiquement ( incluant les nombres de factures) pour ceux qui ont des adresses e-mail.

Toutes les comptes résiduels dans un autre compte seront disponibles pour les imprimer sur papier. Il n'y a pas besoin d'un filtre spécial, mais soyez sûr de passer d'un modèle de facture sans la commande <SENDMAIL:INVOICE>.

Tester le transfert d'e-mail

Si vous voulez faire un test efficace du module, vous pouvez faire les configurations d'une certaine manière pour que tous les e-mails soient envoyés dans l'adresse test.

Vérifiez cette boite pour tous les e-mails à envoyer à l'adresse test, et pas pas au bénéficiaire final.

Boite d'envoi d'e-mail

fr/personen/mail/mail.txt · Dernière modification: 2017/08/04 09:50 de tg
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