Veuillez toujours garder en tête de faire une Sauvegarde rapide avant les relevés annuel des comptes.

Veuillez s’il vous plait considérer avec attention ce que vous voulez faire avant de faire un relevé annuel des comtes. Cela peut différer d’un club a un autre. Tous ce que est décrit ici ne s’applique pas forcement a chaque club !

Vous pouvez accéder a cette fonction sous Comptes/Fin de l’année/Fin de l’année. Les options suivantes sont disponibles dans le domaine des comptes de contribution (CLUB) :

Dans un compte liquide (VENTES), vous avez ces options:

Si vous n’avez pas encore fait de sauvegarde rapide sous Sortie/Sauvegarde Rapide vous pouvez le faire via Comptes/Fin d’année/Faire une sauvegarde rapide. Il est recommandé d’insérer le numéro de fin d’année pour la génération automatique. Exemple: Si le relevé de compte annuel est prévu pour la fin 2014, inscrivez 14 dans le champ suivant. De cette manière vous avez aussi une sauvegarde annuelle persistante.

Vous pouvez copier un domaine comptable en tant qu’archive en utilisant cette fonction. Le domaine actuel reste inchangé.

La copie sera créée sans demande supplémentaire des que vous confirmez avec OK.

L’archive peut être accédé après sa création: Sélectionnez domaine de compte.

Une fois que vous avez copié un domaine de compte comme une archive, vous pouvez par exemple modifier le domaine de compte actuel. En premier lieu créez une entrée de solde avec les paramètres par défaut. C’est important car vous avez toujours les balances dans les domaines de comptes actuels après la suppression.

Vous pouvez supprimer la date de compte pour l’année précédente dans l’étape suivante (que vous aurez toujours dans les archives): Supprimer les entrées de comptes. La gamme de compte actuelle est donc “propre” et peut être utilisé afin de créer tout type de liste.

Plus de détails sont disponible ici: Entrée de solde finale.

C’est la fonction de relevé annuel “radical” qui ne doit être lance uniquement par des utilisateurs expérimentés. N’oubliez pas de sauvegarder vos données avant de commencer ce processus.

1. Si vous avez déjà préparé les réservations futures dans les comptes, par exemple les Frais d’admissions en tant que taux, vous pouvez maintenir cela en sélectionnant “1”.
2. Le solde impayé reste dans le domaine des comptes actuels. Toutefois, si la somme impayée en tant qu’information n’est pas suffisant, et que vous vouliez aussi le numéro de facture et les produits qui sont toujours ouvert, sélectionnez la case Garder toutes les réservations sans « OK ».
3. Si cette option est sélectionnée, les crédits d’abonnement pour les produits d’abonnement restent dans le compte liquide!
4. Vous pouvez choisir de supprimer des archives les produits paramètres en tant que statut “inactif” dans le domaine de compte liquide. Par exemple, dans le domaine PROSHOP vous pouvez automatiquement régler sur “inactif” les produits qui ne sont pas en stock, et ensuite utilisez Supprimer les articles inactifs sans stock.
5. En sélectionnant cette case vous viderez votre livre de compte. Le solde d’ouverture doit être entré à nouveau si vous avez activé le management de l’inventaire liquide à la fin de la journée. En plus, la numérotation de fermeture quotidienne commence à nouveau avec le numéro 1.

Cette fonction est disponible sous Comptes/Fin de l’année/Fin de l’année/Relevé annuel sans mise à jour des comptes.

La date butoir des articles avec les statistiques “annuelles” continuera automatiquement avec un an si vous commencez cette fonction avec les paramétrages par défaut.

De plus, le statut changera en passant “d’annuel” à “normal”. C’est particulièrement important pour les versions plus anciennes de PC CADDIE lorsqu’il n y avait pas d’affectation automatique et les articles étaient réservés au comptes en utilisant la fonctionnalité « Relevé annuel avec mise à jour des comptes ». Même aujourd’hui c’est toujours une bonne procédure de maintenance. Dans ce cas le « J » (voir l’image suivante) change pour « N ».

Plus de détails peuvent être trouvés sous: Future projections des frais annuels.

Le guide peut être trouvé ici: Transfert automatique des frais.

Cette fonctionnalité a le plus de sens pour les caisses enregistreuses avec systèmes de carte, vu que des réservations similaires sont faites plusieurs fois. Les réservations concernant le système de carte sont aussi exclues des archives et peuvent être combinées par comptes en utilisant cette fonctionnalité:Bloquer les comptes.