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Supermailer

Avec le module Supermailer, PC CADDIE vous offre la possibilité d'envoyer un large nombre d'emails. Ce module doit avoir la licence. Supermail vous permet d'envoyer des séries d'emails personnalisées avec des pièces jointes HTML directement depuis PCC- par exemple, pour les newsletters.

Advantages par rapport à Outlook:

  • Envoyer des e-mails personnalisés avec une adresse directe;
  • Délivrer des documents HTML professionnels;
  • Tous les types de pièces jointes sont possible;
  • Exporter une adresse direct depuis PC CADDIE selon les filtres de personnes;
  • La probabilité d'un SPAM est significativement réduite;
  • Outlook autorise un maximum de 50 addresses dans le BBC, si vous en avez plus, cela est considéré comme du SPAM. Supermailer envoie chaque e-mail individuellement.

Vous devez installer le programme sur chaque ordinateur sur lequel vous voudrez travailler avec SuperMailer. Une installation de serveur n'est pas requise car il s'agit d'une application locale.

Voici comment installer SuperMailer :

Installation

L'installation et la licence de Supermailer sur le premier poste de travail est inclus dans le prix de la licence est il est préservé par l'équipe du support. Vous souhaitez utiliser SuperMailer sur d'autres stations de travail? Le chapitre suivant décrit comment vous pouvez facilement l'installer sur différentes stations de travail. Contactez notre équipe de support après avoir compléter vos installations afin que nous puissions leur attribuer une licence.

Télécharger SuperMailer

Télécharger la version anglaise-allemande sous http://www.supermailer.de LOCALEMENT sur votre ordinateur. Essayez aussi d'avoir toujours une version actualisée disponible sur vos ordinateurs Windows7.

Vous devez avoir les droits d'administrateur sur l'ordinateur sur lequel vous souhaitez installer SuperMailer. Une nouvelle installation est nécessaire si vous remplacer votre ordinateur!

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Cliquez deux fois sur la version 32bit ou 64bit, selon votre système d'exploitation.

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confirmez en cliquant sur OK

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Démarrer en double-cliquant

Une demande de contrôle d'accès : Voulez-vous sauvegarder les modifications? Oui.

FIXME screenshot Anglais, OK

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Vous n'avez pas besoin de l'icône Supermail sur votre bureau, à partir du moment où le programme démarrera via PC CADDIE. Vous pouvez généralement quitter la fenêtre en laissant vide la case. Toutefois, démarrer le programme depuis le bureau est la manière la plus rapide d'ouvrir l'application, par exemple, c'est préférable si vous avez besoin de ne regarder que les newsletter qui ont déjà été envoyés; dans ce cas, vous devriez cocher la case.

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Paramètres pour les envoies des emails.

Cliquez sur Projet et sélectionnez Paramètres..

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Entrez les informations suivantes dans la rubrique adresses emails :

Adresses de l'expéditeur = l'adresse email de votre club; Le nom que vous souhaitez qui soit affiché dans les mails ( par exemple, le club de golf de Sonneschein); L'adresse e-mail sur laquelle vous voulez recevoir vos réponses.

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Entrez les détails de votre serveur email dans la rubrique envoi d'email. Cliquez sur Testez l'envoi d'e-mail pour vérifier les paramètres entrés. Vos paramètres sont corrects si l'email à été correctement envoyé.

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Nous vous recommandons d'envoyer vos newsletter avec un petit temps entre eux. Cela peut se faire grâce à la rubrique Limites :

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Créer une newsletter

Définir le groupe de personnes

Sélectionnez Personnes/SuperMailer dans PCC

FIXME screenshot + text in box “ Cette case devrait rester vide “

Sélectionnez le groupe désiré. Utiliser Définir pour vérifier que vous avez bien entrer les options correctement.

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Paraméter le filtre personne comme un filtre normal, mais soyez sûre que vous avez bien entrer les deux options comment montré ci-dessus :

1.L'option vérifiée signifie que cette cette personne sans ” NONEWS“ entré dans les informations supplémentaires recevra un email. Ainsi, l'adresse mail ne doit pas être effacé et c'est suffisant de sauvegarder dans les informations additionnelles. Plus d'informations peuvent être trouvés sous : Désinscription.

2. Seulement les personnes avec une adresse mail valide seront considérées. Le point d'exclamation, signifie que ce champ ne doit pas rester vide.

Confirmez les paramètres en cliquant sur OK.

Sélectionnez FIXME screenshot et commencez l'export des données. FIXME screenshot

La fenêtre suivante s'ouvrira si vous utilisez les module CRM/DMS et sur le partenaire de contact ALINK: En savoir plus sur partenaire de contact ALINK.

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Vous pouvez décider individuellement qui va être votre partenaire pour chaque enregistrement. Vous pouvez aussi décider de ne pas choisir de partenaire.

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Dans le mode automatique, vous pouvez entrer en avance que personne de contact devrait être choisie pour les interactions futures. Dans ce cas, aucun paramètre supplémentaire ne sera nécessaire. Veuillez être attentif aux aspects suivants lorsque vous compléterez la fenêtre suivante :

  • Tout le monde recevra un email si vous cochez toutes les cases correspondantes.
  • Si vous vérifiez les e-mails de toute boîte de contacts correspondantes, le contact définie dans le champ prendra la la première place, puis celui-ci sera choisie.
  • Si vous désirez sectionner depuis un groupe de personnes toutes les personnes pour lesquelles vous possédez des informations supplémentaires ( dans notre exemple, tous les contacts avec des infos additionnelles CM), vous pouvez alors entrer les informations additionnelles.
  • Si vous n'êtes pas certain de vos paramètres, vous pouvez utiliser le bouton Note; il vous sera alors possible de contrôler les adresses si vous cliquez sur le bouton F7 Vérifier la liste d'exportation.
  • Ou vous pouvez verifier cela dans le programme SuperMailer sous Groupe bénéficiaire.

IL existe des options de configuration supplémentaire si vous travaillez avec le module CRM/DMS. Veuillez contacter notre équipe du support pour déverrouiller ces options.

Tout d'abord, utilisez les filtres pour définir qui devrait recevoir les emails, par exemple, tous les individus avec une adresse mail valide, toutes les personnes avec un renouvellement de l'ordre de 2000$, ou toutes les personnes avec des informations additionnelles de type ” nomag“ comme dans notre exemple.

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Cliquer sur Exporter. La tâche maintenant, consiste à envoyer des emails à tous les contacts qui contiennent des informations additionnelles “nomag”. Les paramètres suivants sont requis :

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Automatiquement comme ce qui suit, si le partenaire de contact est disponible, cela signifie que PC CADDIE à sélectionné tous les contacts et toutes les personnes qui possèdent des infos additionnelles ” nomag“. Vérifiez votre boite de réception des emails pour tous les contacts correspondants pour être bien sûr que les emails ont bien été envoyés exclusivement à ces personnes qui ont pour infos additionnelles “nomag”.

Autre exemple : vous souhaitez envoyer un email à tous les managers qui ont pour infos additionnelles “nomag”; dans ce cas, utilisez les paramètres suivants :

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Sur le haut, à droite de votre écran, vous pouvez vérifier le nombre et évaluer si tout est ordre avec les filtres.

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Exportez les adresses et sélectionnez le modèle.

Cliquez sur FIXME screenshot vous ouvrira le fichier SuperMailer dans votre PC CADDIE.

Il est plus simple de travailler avec un modèle, car cela vous évitera des erreurs et vous aurez de fait, un format uniforme pour vos newsletter. Sauvegardez toutes vos newsletter dans le même repertoire mais sous différents noms, cela vous donnera une vue d'ensemble si vous les cherchez chronologiquement, par exemple.

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Sélectionnez le modèle ( principal) et cliquez sur OK. Le programme SuperMailer ouvre le fichier des emails désiré, puis attendra une confirmation de votre part pour pouvoir effacer les doublons.

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:!: Choisissez si vous voulez garder ou supprimer les doublons. Par exemple, si Daisy et Donald Duck sont enregistrés avec la même adresses mail ou si vous voulez que chacun se voit attribuer un mail spécifique.

La personne indiqué ci-dessus va apprêter dans la fenêtre des email des destinataires:

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Vous pouvez voir le nombre des dessinerais d'email dans le bas de la fenêtre. Ici, vous pouvez recherchez comme bon vous semble un individu.

Erreur d'importation des adresses

Si aucune adresse n'a été importé, si la liste est trop peu récente, si les adresses sont incorrectes, veuillez procéder comme cela :

Cliquez sur Importer dans les destinataires.

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1 - Ici, vous pouvez vérifier que le chemin pour la liste.txt correspond bien à celle qui est enregistré dans la fenêtre principale sous l'affichage.

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2 - Ensuite, vérifiez la boite pour l'importation automatique des adresses, et importer les nouvelles adresses.

Fermez la fenêtre et vérifiez que vous avez bien entrer les adresses correctement dans la liste des destinataires.

Texte d'emails

Cliquez sur texte d'email dans la fenêtre de gauche. Si vous avez déjà fourni un texte HTML durant l'installation, vous devriez le voir ici. Nous serons ravis de vous aider à créer un modèle personnalisé SuperMailer.

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La fenêtre sera vide si vous n'avez entré aucun texte HTML. Sélectionnez l'option modèle de newsletter. L'assistance vous aidera à créer facilement un modèle/ newsletter avec de simples clic pour pouvoir le personnaliser.

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Personnalisez le texte avec l'aide de l'éditeur de fonctions pratiques de SuperMailer. Copiez un texte déjà écrit ou réecrivez le texte que vous souhaitez. Dans la forme d'une lettre, vous pouvez aussi cliquer sur Insérer un fichier dans SuperMail pour entrer les fichiers individuels. Cela donnera une touche personnelle à votre newsletter et au destinataire qui verra votre message qui lui sera directement adressé.

Le fichier le plus populaire pour les adresses personnelles et la ligne du sujet sont listés dans les rubriques suivantes. Vous pouvez aussi voir les exemples présentés à côté des fichiers.

Ce champs remplie en ceci ressemble à ce qu'il y a dans le courriel envoyé à Axel Heck
[SALUTATION1] Cher Mr. Heck
Dernières nouvelles pour [ADDR2] Dernières nouvelles pour Axel Heck

Utilisez les commandes suivantes pour inclure les dates ou les informations selon les personnes qui vont recevoir la newsletter ( par exemple, les emails des juniors, des femmes, des seniors ou des groupes):

Cette commande générale … qui peut aussi être très utile…
Hertenstein, [Date_courte] Hertenstein, 24.12.10
Cet email a été reçu par ([Nombre_de_destinataires]) personnes Cet email a été reçu par 999 personnes.

Il est recommandé d'insérer des textes sans le formatage MS Word ou bien d'écrire directement dans Supermailer afin d'éviter les messages d'erreurs.

Avez-vous écrit les emails dans un autre programme? Cette fonction Charger les textes depuis Internet ( sur le côté gauche de Options de dialogue) vous permet de charger un texte via un lien directement dans SuperMailer.

Images dans le texte

Utilisez les rubriques pour pouvoir positionner les images dans le texte de l'email. Vous pouvez centrer, mettre à gauche or à droite les images. Les images peuvent être localisés dans le disque dur ou sur sur Internet. Gardez en tête que l'envoi de fichier plus lourd prendra plus de temps - essayez de mettre des résolutions plus petites ou juste un lien sur le texte.

Les fonctions nécessaires pour pourvoir éditer peuvent être trouvés dans l'éditeur ( de texte) :

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Aperçu d'un format d'une lettre

Cliquez sur Aperçu de format de lettre sur le côté gauche sur l'Options de dialogue une fois que vous avez créer vos emails. Ces fonctions vous montrent l'aperçu des newsletters qui recevront les destinataires. Vous pouvez voir tous les destinataires individuellement. Les espaces réservés sont déjà replacés avec les informations des destinataires, et vous pourrez vérifier les personnalisations que vous aurez effectué.

Sauvegarder les formats des lettres ( sous)

Sauvegarder chaque newsletter individuellement, cela vous assure de ne pas avoir à refaire l'ensemble de votre modèle. Allez sur Fichier/ Sauvegarder projet comme..Donnez lui un nouveau nom pour pouvoir l'identifier plus tard- par exemple, une combinaison de date de fichier : 20150512-Printemps_salutations. Si vous sauvegardez le fichier dans le dossier principal de PC CADDIE ( sur le serveur), vous serez capable de le réutiliser dans le futur.

Pièce jointe

SuperMailer vous permet d'envoyer des pièces jointes de toutes les tailles et à tous les destinataires. Pour le faire, vous devez aller sur l'onglet Pièce jointe :

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Veuillez noter qu'une pièce jointe lourde en taille et avec une faible connexion internet prendra plus de temps que prévu ( jusqu'à quelques heures). Votre connexion internet vous bloquera si vous tentez d'envoyer des pièces jointes lourdes à des clients qui n'ont pas assez de place dans leurs boite de réception.

Dans ce cas, nous recommandons de placer votre pièce jointe dans un hyper-lien. Le lien peut tendre vers un article sur votre site internet ou sur votre PC CADDIE:online tournoi des calendriers. Cela à l'avantage de centrer vos clients sur votre site internet. Pour pouvoir insérer un lien dans votre email, vous avez simplement à sélectionner un mot et de cliquer sur le clic droit dessus. ==== Envoyer des newsletter ==== === Contrôler et tester les emails === Veuillez répondre aux questions suivantes avant d'envoyer un email : 1. Est-ce que j'ai choisis le bon groupe pour les destinataires? 2. Est-ce que tout est correct: affichage, contenu, date, appellations, localisations? 3. Est-ce que j'ai fourni les notices légales correctement ? 4. Peut-être que je devrais modifier le format des newsletters? ( C'est important pour les destinataires des emails qui ne veulent pas recevoir des fichiers HTML). 5. Est-ce que le sujet est correct? 6. Est-ce que j'ai ajouté la bonne pièce jointe ( PDFs)? 7. Est-ce que j'ai l'aperçu que j'avais espéré? Cliquez sur Envoyer un email après avoir fait toutes ces vérifications: FIXME screenshot La fenêtre de résumé s'ouvrira, incluant aussi le journal des erreurs. FIXME screenshot Dans la moitié supérieur, vous pouvez voir les pièces jointes ou d'autres éléments que vous voulez envoyer. Le journal des erreurs contiennent les information des différents objets qui ne sont pas dans le bon format; dans ce cas, le bouton Envoyer maintenant sera inactif. 1. Testez ici si votre email est supporté par Outlook 2007. 2. Vous devriez aussi effectuer un test spam. 3. Vous pouvez envoyer un email test à tous les lecteurs de contrôle. ==== Envoyer les emails ==== === Aimez-vous cet email? === 4. Cliquez sur Envoyer maintenant pour envoyer l'email. 5. Appuyez sur Annuler pour annuler l'envoi de l'email. Vous pouvez voir le code 250. Ce code n'indique pas une erreur! 250 signifie que votre email a correctement été envoyé! Vous pourrez voir dans le journal aussi rapidement que l'envoi aura été effectué. Cela vous indiquera si l'envoi a été correctement envoyé ou s'il a été interrompu pour telle ou telle raison- comme une adresse mail incorrecte ou une boite de réception déjà pleine. ==== Les emails non envoyés ==== SuperMailer n'engage aucune action concernant les emails non envoyés ( Emails envoyés, la notification de statut envoyé, l'adresse mail non-valable, etc..). Il serait plus facile pour vous d'aller directement dans le mail qui n'a pas pu être envoyé, par exemple sur newsletter@, pour vérifier cette boite de réception après 2-3 jours de l'envoi, et de faire les corrections nécessaires directement sur PC CADDIE. Ensuite, tous les changements s'appliqueront sur les prochains envoi d'emails. Par exemple, les situations suivantes peuvent survenir : * La boite de réception des clients est pleine, vous pouvez essayer de les contacter d'une autre manière afin d'en discuter. * L'adresse email est incorrecte; vous devez en entrer une correcte. * L'adresse email n'existe plus; vous pouvez l'effacer du système. * L'adresse email n'existe plus, mais la notification du mail non-envoyé montre qu'il s'agit d'une adresse inconnue; là où l'email a été transféré; c'est souvent très difficile à comprendre… * Ce nom de domaine n'est pas reconnu par le système de réception, et l'email n'est pas accepté; dans ce cas, un technicien à besoin de marquer le domaine d'envoi comme digne de confiance. ==== Notice Légale ==== Les notices légales doivent être présentent dans chaque newsletter. La notice légale de PC CADDIE est comme ce qui suit : FIXME screenshot Veuillez considérer les aspects suivants : 1. Complétez les adresses; 2. Les addresses emails et le site web - pour votre avantage; 3. Gérer les directeurs et le registre de commerce; 4. La raison pour laquelle le client reçoit un message; 5. La possibilité de se désinscrire d'une newsletter. ==== Traçabilité ==== La traçabilité permet de retracer tout ce qui a pu se passer. Chaque utilisateur laisse des traces, que ce soit lorsqu'il ouvre une newsletter ou une page web, c'est-à-dire que vous pouvez avoir accès à toutes les informations qui vous intéresse. Vous pouvez activer manuellement la traçabilité dans votre projet SuperMailer : Menu Projet/ Traçabilité. FIXME screenshot Vous devez avoir accès à un serveur web/ espace web pour transmettre et recevoir les données de traçabilité, avec les crédit d'accès aux données. De façon alternative, nous serons ravis de paramétrer cela pour vous : //online Kunden-Service. SuperMailer va aussi évaluer les données utilisées dans le compte Google Analytics, si vous en avez un. Vous pouvez entrer les paramètres nécessaires via : Menu Projet/ Paramètre Google Analytics… Les statistiques de traçabilité sont disponible sous : Menu Projet/ Récupérer et afficher les statistiques de traçabilité… Une traçabilité personnalisée ( qui vous autorise de suivre individuellement les activités de chaque client) n'est pas autorisé en Allemagne. Une traçabilité pour la réussite ( savoir combien de personnes ont ouvert votre email, combien de personnes ont cliqué sur quelques chose) est tout de même autorisée. ==== Newsletter : Annulation d'une inscription ==== Le fournisseur de newsletter est légalement dans l'obligation de donner la possibilité d'annuler une inscription à une newsletter à tout moment et sans entrave. Le client doit être informé sur ses droits pour chaque newsletter, ce qui est généralement donné dans le texte. L'intention de se désabonner peut être exprimé comme une réponse à la newsletter. Un moyen plus efficace de le faire est de fournir un lien de désinscription qui serait affiché dans l'email accompagnant la newsletter. D'ailleurs, les deux, une référence et une adresse email pour une désinscription manuelle ou un lien vers un désabonnement automatique peuvent être intégré dans un modèle de SuperMailer. En savoir plus : ==== Annulation manuelle d'un abonnement à une newsletter ==== Vous pouvez utiliser le champ d'informations additionnelles ” NONEWS“ ( sans les guillemets) pour marquer une personne qui ne veut pas recevoir de newsletter ou qui voudrait annuler son abonnement. Sélectionnez la personne après avoir cliquer sur Personnes/…nouveau, modification, effacer. Entrez NONEWS dans informations supplémentaires dans l'onglet Infos. FIXME screenshot Confirmez avec Modifier ==== Annulation automatique d'abonnement à la newsletter ==== Nous pouvons vous fournir une désinscription à la newsletter automatique comme un service en ligne, sans coût supplémentaire, si vous utilisez les modules en ligne de CADDIE:online pour les gestions des tournois ou pour les réservations des tee times. Dans ce cas, nous pouvons inclure dans votre modèle de newsletter ( dans SuperMailer) un lien de désinscription; vos clients pourront alors utiliser ce lien automatiquement pour annuler leurs abonnements à votre newsletter.

Par exemple:

FIXME screenshot + text in the box: “Cliquez sur ce lien ouvrira la fenêtre suivante”

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Une fois que votre client confirmera son annulation, l'information additionnelle NONEWS sera automatiquement ajouté dans PC CADDIE comme cela est décrit plus haut, sans aucune opérations manuelles de votre part.

Spécials

Modèle personnalisé SuperMailer

Nous serons ravis de personnaliser votre modèle pour que cela puisse correspondre à vos parcours de golf.

Les informations suivantes sont requises pour créer un modèle :

La police de caractère et la taille préférés… Les photos désirés, le logo, les partenaires publicitaires… Les couleurs spécifiques, etc. (Identité professionnelle)

Veuillez envoyez vos demandes concernant les coûts, les durées et les différentes possibilités qui s'offrent à vous sur support@pccaddie.com.

Salutation personnalisée: Cher Mr./Mme.

ASTUCE: Il y a des situations où vous pourrez envoyer des emails à des clients en employant les termes Cher Mr ou Chère Mme. Définir des priorités est nécessaire pour faire cela. Vous pouvez ici définir les priorités :

Vous pouvez trouver les fonctions correspondantes dans SuperMailer, sous Projet/fonctions d'interrogation. La fenêtre suivante s'ouvre:

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Cliquez sur Ajouter et entrez un nom pour votre fonction:

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Cliquez encore sur Ajouter:

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SI le champs “ADDR1” est choisit Système de comparaison “=” Comparez les séries “Mr.” ensuite SORTIE “r” confirmez avec OK

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Confirmez une seconde fois avec OK…

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… et Fermer la fenêtre.

Maintenant, vous êtes revenu dans le projet; écrivez “Cher”.

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Cliquez sur Insérer champs et sélectionnez notre “Sweet nothing”

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Si vous ajouter [ADDR2], le texte ressemblera à cela :

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Et vous pouvez utiliser l'aperçu de newsletter pour voir le résultat final :

“Cher Mr. Axel…”

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… et “Cher Mme Tina…”

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Vous êtes maintenant prêt à envoyer des emails personnalisés.

Emails privés et professionnels

N'effacez pas une adresse email professionnel de client même s'il spécifie qu'il voudrait recevoir la newsletter seulement sur son adresse email privée.

Il suffit de placer un point d'exclamation ( !) dans l'avant des adresses emails dans le 2. Onglet Adresses. Ensuite, cela ne sera plus considéré par PC CADDIE pour les prochains problèmes de newsletter.

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Envoyer des emails aux clubs

Vous pouvez aussi utiliser SuperMailer pour contacter les clubs qui sont déjà enregistrés dans votre liste de club. Ouvrez la fenêtre SuperMailer sous Personnes/ SuperMailer.

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Sélectionnez Setup( Installer) /Clubs+Parcours/Exporter les adresses dans PC CADDIE.

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Entrez le chemin depuis le modèle SuperMailer dans le fichier cible : champs, par exemple, P:\PCCADDIE\SuperMailer\List.txt ou appuyez sur le bouton sur la droite du fichier et sélectionnez le chemin correct.

Limiter la liste des clubs que vous voulez utiliser avec une abréviation, le LGV, ou d'autres options disponibles. Appuyez sur Exporter.

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Confirmez avec Oui. Sélectionnez Quitter dans la fenêtre des adresses du club Quit in the “Club addresses” window.

Cliquez sur FIXME screenshot dans la fenêtre SuperMailer. Le club sélectionné précédement apparaitra dans la fenêtre des emails des destinataires.

Écrivez le texte et envoyez un email comme décrit dans les sections précédentes.

Mise à jour en ligne

Comme la plupart des logiciels, SuperMailer a besoin d'être actualisé quelques fois. Dans le cas où on vous demandera de faire une mise à jour lorsque vous ouvrirez SuperMailer, vous devriez suivre les étapes suivantes. Suivant, vous pouvez faire une mise à jour en cliquant sur la question marquée ( ?) dans le menu principal, et sélectionnez Mise à jour en ligne…option.

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La fenêtre suivante s'ouvrira, cliquez sur Suivant :

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SuperMailer vous connectera par la suite au serveur pour vérifier les mises à jour. Il n'y a pas de mises à jour disponible dans l'exemple présenté. Dans le cas où les mises à jour, l'utilisateur peut Sélectionner tout ( 1) et ensuite effectuez les mises à jour en appuyant sur Charger les mises à jours sélectionnées (2).

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SuperMailer vous informera que votre programme redémarrera pour compléter les mises à jour. Veuillez aussi consulter les instructions.

Le manuel SuperMailer

Plus d'informations détaillées et d'explications concernant SuperMailer sont disponibles dans le manuel d'utilisation sur http://int.supermailer.de/smeng.pdf

Les erreurs de code de SuperMailer

SuperMailer montrera des erreurs de code dans le cas où il ne pourra pas envoyer tous les emails. Veuillez consulter la liste pour voir ce que les codes des erreurs ( disponible seulement en Allemagne): http://www.supermailer.de/smtp_reply_codes.htm

fr/personen/supermailer/supermailer.txt · Dernière modification: 2017/04/30 08:07 (modification externe)
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