Ce module permet d039;envoyer des e-mails directement depuis PC CADDIE. Il peut s039;agir de factures, d039;invitations à l039;AG, d039;informations et bien plus encore.
Demandez une licence pour ce module de PC CADDIE. Vous pouvez demander une offre sur support@pcca00;00;05;01;.co09; . Dès que le module est licencié pour vous, vous trouverez le point de menu E-mail dans PC CADDIE directement sous Personnes/E-mail
Pour les paramètres de base de l039;envoi de mail, veuillez passer par Paramètres, Paramètres du programme dans les Paramètres de messagerie et SMTP
Attention : un serveur de messagerie illimité est nécessaire pour l039;utilisation de la messagerie. Les produits limités, par exemple d039;Office365, ne sont pas adaptés et peuvent entraîner des frais en cas de recherche d039;erreurs. Nous recommandons le Domain Email-Hosting de PC CADDIE. Nous vous ferons volontiers parvenir une offre.
Vous accédez directement par Système/Contacts et paramètres de messagerie et SMTP pour accéder aux paramètres de base.
Pour activer le correcteur orthographique automatique, allez via Système, Langue. Cochez ici la case „Correcteur orthographique : vérification pendant la saisie“.
Dans la configuration, il est possible de créer autant de modèles que l039;on veut. Les modèles peuvent être personnalisés.
Ouvre la fenêtre d039;édition du modèle sélectionné.
Renomme le modèle sélectionné.
Supprime le modèle sélectionné. Un modèle supprimé ne peut pas être restauré !
Les commandes entre parenthèses pointues <USERNAME.>, <USERMAIL.>, <USERTELE.> sont définies par l039;utilisateur et se réfèrent aux données enregistrées dans la gestion des mots de passe. Vous pouvez également enregistrer ici directement le nom, l039;e-mail et le numéro de téléphone de la personne de contact dans le club et envoyer ainsi les e-mails de manière uniforme.
Nous créons volontiers un modèle HTML pour vos e-mails. Pour cela, veuillez vous adresser au support.
Exemple :
Par défaut, seul ce modèle est enregistré. Il est automatiquement utilisé lorsque, depuis la fenêtre de messagerie, on clique sur le bouton nouveau courriel un mail est écrit. Configurez ce modèle comme vous le souhaitez avec la formule de salutations et l039;expéditeur.
Ne supprimez pas ce modèle !
Vous trouverez ici les connaissances de base sur les factures : Créer des factures
Si vous sélectionnez sous Paramètres de base cocher la case Réglage du courrier test : Test an et que vous avez saisi une adresse e-mail, qui doit recevoir le mail test avec un PDF de facture, passez maintenant dans un compte de personne (éventuellement vous-même ?) dans un domaine de contribution, par exemple CLUB.
Préparez un article pour l039;impression de la facture (vous pouvez, après le test, annuler la facture comme d039;habitude). et supprimer l039;article). A droite, tu peux cliquer sur Imprimer.
Nous regardons ensuite le texte de la facture avec Editer ce qui manque encore dans la mise en page de la facture :
La commande <BANKVERBINDUNG> imprime, lors de l039;envoi de la facture par mail, l039;IBAN de manière méconnaissable avec xxxxxxx, afin de prévenir également la cybercriminalité future.
Lorsque tout est correct, veuillez enregistrer la mise en page avec un nom approprié, p. ex. Facture par e-mail
Testez maintenant ! Imprimez la facture
Si le test a fonctionné, vous avez maintenant sous E-mail de la personne dans votre liste d039;envoi, et l039;e-mail de test se trouve dans la boîte de réception de l039;adresse e-mail que vous avez indiquée lors du test. Test à que vous avez saisie.
N039;oubliez pas d039;annuler la facture dans le compte de votre personne-test !
Si vous cochez la case Test à a été supprimé, vous pouvez facilement envoyer des factures individuelles par e-mail directement depuis les comptes clients avec une mise en page de facture adaptée. Si aucune adresse e-mail n039;est enregistrée pour un client dans les données personnelles, une demande de confirmation de PC CADDIE s039;ouvre et vous demande l039;adresse e-mail lors de l039;impression de la facture.
Si vous décidez alors d039;imprimer la facture et de l039;envoyer par la poste, veuillez passer à une mise en page de facture sans la commande <SENDMAIL:INVOICE>
Vous lancez l039;impression des factures en série comme d039;habitude via Chiffres d039;affaires/factures. Veillez à ce que la mise en page de la facture soit Facture par mail est paramétré, avec la commande <SENDMAIL:INVOICE>.
Vous n039;avez pas besoin d039;un filtre particulier pour les personnes. Lors de l039;envoi des factures par e-mail, seules les factures des personnes pour lesquelles une adresse e-mail a été enregistrée sont automatiquement créées (avec le numéro de facture).
Tous les autres montants préparés dans les comptes sont ensuite également disponibles pour l039;impression sur papier. Vous n039;avez pas non plus besoin d039;un filtre spécial pour les personnes, il vous suffit de changer la mise en page de la facture pour une mise en page sans la commande <SENDMAIL:INVOICE>.
Avant l039;envoi, il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer tous les e-mails en une seule fois ou si vous souhaitez les confirmer individuellement :
Avec non pour tous et Annuler vous pouvez à nouveau annuler l039;envoi à ce stade.
Dans le masque des personnes, sous l039;onglet Banque/Paiement vous définissez l039;adresse e-mail à laquelle la facture doit être envoyée.
Si vous utilisez le module Envoi de factures par e-mail vous pouvez choisir de ne pas envoyer de facture lors de la Envoi cocher la case en tant que PDF à cette adresse e-mail : et dans la ligne E-mail ajouter l039;adresse e-mail à laquelle la facture doit être envoyée par e-mail. Cette adresse e-mail peut être ajoutée aux adresses e-mail figurant dans les onglets Adresse et 2ème adresse et est utilisée exclusivement pour l039;envoi de factures par e-mail.
Lors de la première activation de l039;e-mail par facture, la demande générale apparaît.
Ou peut être appelée à tout moment sous : Paramètres - Paramètres du programme - Paramètres généraux - Onglet Chiffre d039;affaires
Cet assistant vous aide à copier correctement les adresses e-mail dans l039;onglet Paiement.
Les adresses e-mail sont sélectionnées comme suit :
1-ième e-mail rempli - 2-ième e-mail vide > 1-ième e-mail va à Facture par Mail
1er e-mail rempli mais précédé de ! - 2ème e-mail vide → envoi par la poste - facture par e-mail reste vide
1-ème e-mail vide - 2-ème e-mail rempli → 2-ème e-mail va à la facture par e-mail
1-ème e-mail vide - 2-ème e-mail rempli mais avec ! avant → envoi par la poste - facture par e-mail reste vide
Le point d039;exclamation ( !) reste en place et continue à s039;appliquer uniquement pour l039;envoi de la newsletter (supermailer)
Le module e-mail permet également d039;envoyer des lettres en série ou des invitations par e-mail.
Ces mails peuvent être envoyés avec n039;importe quelle pièce jointe. Il n039;est toutefois pas possible d039;associer un document Word à une salutation personnelle.
Si l039;annexe nécessite des champs d039;impression en série, cela est possible si le document est créé au préalable avec l039;éditeur graphique.
Créez le modèle de courrier correspondant et nommez-le :
Sous Pièce jointe : vous pouvez ici ajouter directement la pièce jointe souhaitée, par ex. sous forme de PDF. Si tu ne veux rien envoyer, désactive ce champ en cliquant sur xx. Ne pas laisser vide.
Dans notre exemple, nous n039;avons pas besoin d039;une annexe qui doit être envoyée depuis PC CADDIE, comme c039;est le cas pour les factures. C039;est pourquoi il est important de décocher la case suivante :
A partir des données personnelles, nous n039;avons besoin que des adresses pour l039;envoi. Pour cela, nous créons sous Contacts / Lettre en série un modèle sans texte, mais avec l039;indication que le mail sera envoyé aux personnes sélectionnées (la commande SENDMAIL s039;en charge) avec le modèle correspondant (nous le nommons avec la désignation après les deux points).
Choisissez ensuite le filtre de personnes souhaité et imprimez la lettre en série sur l039;écran.
Il est également possible d039;utiliser plusieurs comptes SMTP dans PC CADDIE, en fonction du modèle.
Sous le point de menu Système - Contacts - Paramètres mail et SMTP vous trouverez les possibilités de réglage. En cliquant sur le bouton Nouveau vous créez un deuxième compte SMTP :
Effectuer les réglages des deux comptes SMTP en conséquence :
Ces deux Filtres (Domaine) sont paramétrés en conséquence dans le modèle de courrier :
OU